# Vondi > Vondi (por Tupla) es una plataforma para vender, cobrar y facturar desde el chat: catálogo, cotizaciones, pedidos, pagos (procesados por NetPay), facturación CFDI 4.0, envíos y un agente de IA que atiende por WhatsApp. Todo se opera desde un panel web, una API con API keys por permisos (scopes) y un servidor MCP para que cualquier agente de IA trabaje con tu tienda. Este archivo contiene el texto completo del centro de ayuda de Vondi (https://vondi.tupla.dev/ayuda), generado a partir del mismo contenido que se publica en el sitio. Cada artículo indica su URL. --- # Primeros pasos ## Qué es Vondi URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/que-es-vondi _El portal operativo de tu tienda: el cliente escribe por WhatsApp, un agente automático responde con tu catálogo real y tú ves y cierras la venta desde el panel._ Vondi junta en un solo lugar tres cosas que normalmente viven separadas: tu catálogo de productos, tus clientes y tu WhatsApp de negocio. Ese lugar es el panel que estás usando ahora. La idea es esta: un cliente te escribe por WhatsApp. Un programa automático, al que llamamos "el agente", le contesta usando tu catálogo real: los mismos precios y existencias que tú ves aquí, no una copia vieja. Si el cliente quiere comprar, el agente arma una cotización. Si el cliente la acepta, el agente le manda un link de pago. Tú puedes ver todo eso desde el panel, y puedes entrar a cualquier conversación cuando quieras para contestar tú. Tres palabras que vas a ver en todas partes. Una "cotización" es una propuesta de compra: productos, cantidades y total, todavía sin pagar. Un "pedido" es lo que nace cuando esa cotización se acepta y se va a cobrar. Un "link de pago" es una dirección web que le mandas al cliente para que pague con tarjeta o efectivo desde su celular. ### Un ejemplo completo, de principio a fin 1. Un cliente de una taquería escribe por WhatsApp: "¿tienen orden de bistec y cuánto cuesta?". 2. El agente busca en tu catálogo, ve el precio y la existencia de ese momento, y contesta con esos datos. No usa un precio escrito a mano en un mensaje automático. 3. El cliente dice que sí quiere. El agente le pide su nombre (siempre lo hace antes de cotizar) y arma una cotización con la orden y lo que el cliente vaya agregando. 4. El cliente confirma. El agente genera el link de pago y lo manda por el mismo chat. 5. El cliente paga desde ese link en su celular. 6. Tú ves el pago en Pagos y el pedido en Pedidos. No tuviste que hacer nada: el agente hizo la venta completa. Ese es el caso ideal. A veces el cliente pregunta algo que el agente no sabe, se queja o pide un precio especial. En esos casos el agente pasa la conversación a una persona. Tú la tomas desde Conversaciones y contestas desde el panel. El cliente sigue en el mismo chat, con el mismo número, y no nota ningún cambio técnico. ### Qué encuentras en cada parte del panel - Inicio: un resumen de ventas, pedidos, cotizaciones y conversaciones del día. - Catálogo: tus productos y sus variantes (por ejemplo tallas, colores o tamaños), con precio, existencia y fotos. - Cotizaciones, Cobro rápido, Pedidos y Pagos: todo el camino desde que alguien pide precio hasta que el dinero entra (y, si hace falta, se devuelve). - Clientes: una ficha por persona, con su historial completo. - Chat con el agente, Consola del agente, Canales y Conversaciones: todo lo del agente y de WhatsApp. - Admin: datos de tu empresa, marca, envíos, usuarios, llaves de integración, notificaciones y seguridad. > **Modo de pruebas:** Si ves la etiqueta "Pruebas" (en el panel, en el link de pago o en la pantalla de "pago aplicado"), los pagos son simulados. Todo se ve como una venta real, pero no se mueve dinero. Sirve para practicar el recorrido completo antes de cobrar de verdad. Haz al menos una compra de prueba completa mientras la etiqueta siga ahí. > **El agente necesita WhatsApp conectado:** Para que un cliente le escriba al agente, primero conecta un número en Canales. Sin eso, el catálogo y las cotizaciones funcionan en el panel, pero ningún mensaje de WhatsApp entra. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/lista-de-arranque, https://vondi.tupla.dev/ayuda/recorrido-del-panel, https://vondi.tupla.dev/ayuda/roles-de-usuario ## Lista de arranque: tu primer día URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/lista-de-arranque _Los pasos, en orden, para dejar tu negocio listo para vender por WhatsApp: empresa, catálogo, envíos, agente, canal y una compra de prueba._ Sigue esta lista de arriba hacia abajo. Cada paso depende del anterior: por ejemplo, el agente no puede cotizar productos que todavía no existen en tu catálogo. Calcula de una a dos horas si tu catálogo es pequeño. ### 1. Revisa los datos de tu empresa 1. Ve a Admin → Empresa. 2. Revisa el IVA (normalmente 16%), el envío fijo, el descuento máximo de tus vendedores y las vigencias de cotización y de link de pago. 3. Da clic en "Guardar cambios". ### 2. Pon tu marca 1. Ve a Admin → Marca. 2. Sube tu logo y elige tus colores. Tus clientes los ven en el link de cotización y en el de pago. ### 3. Carga tu catálogo 1. Ve a Catálogo. Crea tus productos uno por uno con "Nuevo producto", o impórtalos todos con un archivo CSV. 2. Agrega fotos: ayudan al cliente y al agente. 3. Activa cada producto (estado "Activo"). Un producto en borrador no se vende. ### 4. Configura el envío a domicilio (si repartes) 1. Ve a Admin → Envío a domicilio. 2. Crea tus zonas por código postal, ciudad o estado, con su precio. ### 5. Enséñale tu negocio al agente 1. Ve a Consola del agente → pestaña General. 2. Usa "Crear bot con IA": describe tu negocio en tus palabras y el sistema arma un borrador con nombre, tono, horarios y reglas. Revísalo y da clic en "Aplicar". 3. En la pestaña Conocimiento, agrega lo que el agente debe saber: horarios, dirección, formas de pago, políticas de cambio. ### 6. Prueba al agente sin clientes reales 1. Ve a Chat con el agente. 2. Escríbele como si fueras un cliente: pregunta precios, pide envío, pide una cotización. 3. Si algo no te gusta, corrige el catálogo, el conocimiento o la configuración y vuelve a probar. ### 7. Conecta tu WhatsApp 1. Ve a Canales → "Conectar canal". 2. Elige Evolution (con QR, lo más rápido) o Meta (si ya tienes la API oficial aprobada). 3. Espera a ver el canal como "Conectado". ### 8. Invita a tu equipo 1. Ve a Admin → Usuarios → "Invitar usuario". 2. Dale a cada persona el rol que necesita, no más. 3. Marca como "Agente WhatsApp activo" a quienes van a atender conversaciones. ### 9. Haz una compra de prueba completa 1. Desde otro celular, escribe a tu número de WhatsApp como si fueras un cliente. 2. Pide un producto, acepta la cotización y paga con el link. 3. Revisa que el pedido aparezca en Pedidos como pagado y el cobro en Pagos. > **Protege tu cuenta:** Antes de terminar, activa la verificación en dos pasos en Admin → Seguridad. Tarda dos minutos y evita que alguien entre aunque adivine tu contraseña. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/productos-y-variantes, https://vondi.tupla.dev/ayuda/configurar-el-agente, https://vondi.tupla.dev/ayuda/conectar-whatsapp, https://vondi.tupla.dev/ayuda/chat-de-prueba ## Recorrido del panel URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/recorrido-del-panel _Qué hace cada sección del menú lateral, cómo buscar rápido, y qué significan los términos que vas a encontrar en cada una._ El menú lateral es la forma principal de moverte por el panel. Está agrupado por tema, para que las secciones que usas juntas queden cerca. En celular, el menú se abre con el botón de menú de la parte de arriba. ### Inicio Es la primera pantalla al entrar. Muestra un panorama: ventas cobradas de hoy y del mes, pedidos por pagar, cotizaciones emitidas, conversaciones abiertas, productos activos y clientes totales. Abajo ves una gráfica de ventas de los últimos 7 días, los últimos pedidos, las últimas conversaciones y la actividad reciente del equipo. ### Operación - Catálogo: productos, variantes, precios, existencias y fotos. El agente cotiza con lo que hay aquí. Si cambias un precio, el agente usa el precio nuevo de inmediato. - Cotizaciones: todas tus cotizaciones, en borrador, emitidas, aceptadas, vencidas o canceladas. - Cobro rápido: para cobrar un monto libre sin cotización. Por ejemplo, un servicio que no está en tu catálogo. - Pedidos: las ventas que ya se están cobrando o que ya se cobraron, con su estado. - Pagos: cada intento de cobro, su libro de movimientos y los reembolsos. - Clientes: la ficha de cada persona, con sus datos, direcciones, permisos e historial. ### Agente IA - Chat con el agente: habla con tu agente como si fueras un cliente, para probarlo. - Consola del agente: la configuración del agente, lo que sabe de tu negocio, lo que está aprendiendo y las acciones que puede hacer. - Canales: tus números de WhatsApp conectados. - Conversaciones: la bandeja real de WhatsApp, donde tú y tu equipo atienden a los clientes. ### Sistema y ayuda - Admin: empresa, marca, envío a domicilio, usuarios, API keys, notificaciones y seguridad. - Ayuda: esta guía. - Soporte (en el menú de tu usuario, arriba a la derecha): cómo escribirnos si tienes un problema. ### Buscar cualquier cosa Arriba del panel hay un buscador para encontrar un producto o un cliente sin navegar. Ábrelo con Ctrl + K (en Windows) o Cmd + K (en Mac), o con la tecla / cuando no estés escribiendo en otro campo. Escribe parte del nombre o del SKU y elige el resultado. > **No todos ven lo mismo:** Tu menú depende de tu rol. Por ejemplo, alguien con rol Catálogo no ve Pagos. Si te falta una sección, pide a quien administra tu empresa que revise tu rol. > **Si eres super-admin de la plataforma:** Ves además un grupo "Plataforma" con Resumen, Empresas, Usuarios, Uso y costos, y API keys globales. El dueño de un negocio normal solo ve su propia empresa. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/que-es-vondi, https://vondi.tupla.dev/ayuda/roles-de-usuario, https://vondi.tupla.dev/ayuda/entrar-a-tu-cuenta ## Entrar, recuperar tu contraseña y cerrar sesión URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/entrar-a-tu-cuenta _Cómo iniciar sesión, qué hacer si olvidaste tu contraseña, cómo activar una invitación y por qué a veces el panel te pide entrar de nuevo._ ### Iniciar sesión 1. Abre la página del panel. Si no tienes sesión, ves la pantalla "Iniciar sesión". 2. Escribe tu correo y tu contraseña. 3. Da clic en "Iniciar sesión". 4. Si tienes la verificación en dos pasos activa, el panel te pide un "Código de verificación". Abre tu app autenticadora y escribe los 6 números que muestra en ese momento. Tienes 5 minutos para hacerlo. > **Demasiados intentos:** Si hay 10 intentos fallidos en 15 minutos para tu correo, el sistema bloquea ese correo 15 minutos (desde cualquier dispositivo) y muestra "Demasiados intentos". Si siguen los fallos, el bloqueo se alarga, hasta 24 horas. Lo mismo pasa con 10 códigos de verificación incorrectos. Es una protección contra quien intenta adivinar contraseñas. Espera y vuelve a intentar, o recupera tu contraseña. ### Olvidé mi contraseña 1. En la pantalla de inicio de sesión, da clic en "¿Olvidaste tu contraseña?". 2. Escribe tu correo y da clic en "Recuperar contraseña". 3. Siempre verás el mensaje "Si el correo existe, enviamos instrucciones". Así nadie puede averiguar qué correos tienen cuenta. 4. Abre el correo y da clic en el link. El link vale 30 minutos. 5. Escribe tu nueva contraseña dos veces (mínimo 12 caracteres, con mayúscula, minúscula, número y símbolo) y guárdala. > **Nota:** Puedes pedir hasta 3 correos de recuperación por hora. Si no llega, revisa tu carpeta de spam y confirma que escribiste el mismo correo con el que te invitaron. ### Activar una invitación 1. Abre el correo de invitación y da clic en el link. El link vale 48 horas. 2. En la pantalla "Activar cuenta", elige tu contraseña y escríbela dos veces. 3. Da clic en "Activar cuenta". Ya puedes entrar con tu correo y esa contraseña. ### Por qué el panel te pide entrar de nuevo - Si pasas 7 días sin usar el panel, la sesión se cierra sola. Si usas una computadora compartida, cierra sesión al terminar. - Aunque lo uses sin parar, cada sesión dura como máximo 30 días; después tienes que volver a entrar. - Si cambias tu contraseña, se cierran tus sesiones en otros dispositivos. **Me dice "El link es inválido o ya expiró". ¿Qué hago?** El link de recuperación dura 30 minutos y el de invitación 48 horas, y cada uno sirve una sola vez. Pide uno nuevo: en recuperación, desde "Recuperar contraseña"; en invitación, pide al dueño de la empresa que te invite otra vez. **Perdí el celular con mi app autenticadora. ¿Cómo entro?** En el paso del código, usa uno de tus códigos de recuperación en lugar del código de la app. Cada uno sirve una vez. Ya dentro, desactiva y vuelve a activar la verificación en dos pasos con tu celular nuevo. Si tampoco tienes códigos de recuperación, escribe a hola@tupla.dev desde el correo de tu cuenta. **El código de 6 números me sale inválido aunque lo copio bien.** Revisa que la hora de tu celular esté en automático. Los códigos dependen de la hora exacta; si tu celular va adelantado o atrasado, los códigos no coinciden. Además, cada código sirve una sola vez: si acabas de usarlo, espera al siguiente. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/seguridad-de-la-cuenta, https://vondi.tupla.dev/ayuda/invitar-usuarios ## Roles y qué puede hacer cada uno URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/roles-de-usuario _OWNER, ADMIN, VENDOR, FINANCE, CATALOG, SUPPORT, VIEWER: qué ve y qué puede modificar cada rol, y cómo invitar a alguien con el rol correcto._ Cada persona de tu empresa dentro del panel tiene un "rol". El rol decide dos cosas: qué secciones del menú puede ver, y qué puede hacer dentro de ellas (solo mirar, o también cambiar). Así cada persona tiene justo lo que necesita para su trabajo. Por qué importa: si le das a un vendedor el mismo acceso que tú, podría cambiar un precio por error o ver todos los pagos de la empresa. Con el rol correcto evitas ese riesgo desde el principio. | Rol (en pantalla) | Para quién es | Puede | | --- | --- | --- | | Propietario (OWNER) | Dueño del negocio | Todo: ventas, cobros, reembolsos, facturación, conversaciones, canales de WhatsApp, agente, exportar clientes y notificaciones, usuarios, API keys y los datos de la empresa (Empresa, Marca, Envío y plantillas). | | Administrador (ADMIN) | Mano derecha del dueño | Lo mismo que el Propietario, menos reembolsar o exportar pagos y menos las secciones Empresa, Marca, Envío y plantillas de WhatsApp. No puede nombrar a otro Propietario. | | Vendedor (VENDOR) | Ventas y atención | Ve el catálogo y los pedidos, da de alta y edita clientes, crea, emite y comparte cotizaciones, cancela los pedidos que creó y contesta WhatsApp. No aprueba cotizaciones ni cobra: eso lo hace el Propietario o el Administrador. | | Finanzas (FINANCE) | Cuentas y cobranza | Ve catálogo, clientes, cotizaciones y pedidos, y el Panorama con las cifras de dinero; ve pagos, hace reembolsos y opera las solicitudes de factura. No timbra ni cancela CFDI por fuera de la fila, no exporta clientes ni notificaciones y no ve conversaciones. | | Catálogo (CATALOG) | Encargado de productos | Solo el catálogo, para ver y editar. | | Soporte (SUPPORT) | Atención sin ventas | Contesta WhatsApp, ve y corrige los datos de los clientes, y consulta catálogo, cotizaciones y pedidos. No cotiza ni toca pagos. | | Lectura (VIEWER) | Solo consulta | Ve catálogo, clientes, cotizaciones, pedidos y notificaciones. No cambia nada. | Lo que tu rol no permite no aparece: esas secciones no salen en el menú de la izquierda y los botones para cambiar cosas se ocultan. Si alguien abre directo el link de una sección que no le toca, ve el aviso "No tienes permiso para ver esta sección" y un botón para volver al inicio. Contraseña y verificación en dos pasos (Admin → Seguridad) las tiene todo el mundo. Ejemplos para elegir bien: a quien solo toma fotos y actualiza precios, dale Catálogo. A tu contador, dale Finanzas. A quien atiende WhatsApp y cierra ventas, dale Vendedor. A un socio que solo quiere ver cómo va el negocio, dale Lectura. ### Cómo invitar a alguien 1. Ve a Admin → Usuarios y da clic en "Invitar usuario". 2. Escribe su nombre completo y su correo, y elige su rol. 3. Al guardar, la persona recibe un correo con un link de invitación. 4. Cuando abre el link y crea su contraseña, ya puede entrar con ese rol. > **Propietario y Administrador no se asignan al invitar:** El formulario de invitación solo ofrece Vendedor, Finanzas, Catálogo, Soporte y Lectura. Para hacer a alguien Administrador o Propietario, primero invítalo con otro rol y, cuando ya tenga su cuenta activa, cámbiale el rol en la tabla de Usuarios. > **Si te equivocas de rol:** No pasa nada grave: cambia el rol desde la tabla de Usuarios en Admin, sin volver a invitar. Cambiar un rol no borra nada. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/recorrido-del-panel, https://vondi.tupla.dev/ayuda/invitar-usuarios ## Preguntas frecuentes: empezar URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-primeros-pasos _Respuestas cortas a las dudas más comunes de los primeros días con el panel._ **¿Necesito saber programar para usar Vondi?** No. Todo se hace desde el panel con botones y formularios. Solo las API keys y la conexión por MCP son para conectar otros programas, y son opcionales. **¿El agente puede vender algo que no tengo?** No. El agente consulta tu catálogo en cada respuesta. Si un producto no existe, está en borrador, está archivado o no tiene existencia, no lo ofrece como disponible. **¿Puedo usar mi número de WhatsApp de siempre?** Sí, con la conexión por Evolution (código QR). Tu número queda vinculado como un dispositivo más, igual que WhatsApp Web. **¿Cómo sé si ya estoy cobrando dinero real?** Si ves la etiqueta "Pruebas" o "Modo de pruebas", los pagos son simulados. Cuando tu empresa pasa a producción, esa etiqueta desaparece. **Me falta una sección del menú que otra persona sí ve.** Tu rol no incluye esa sección. Pide al Propietario o Administrador de tu empresa que revise tu rol en Admin → Usuarios. **¿Puedo usar el panel desde el celular?** Sí. El panel se adapta a pantallas pequeñas. En el celular, el menú se abre con el botón de la parte de arriba. Para cargar muchos productos, una computadora es más cómoda. **¿A quién le escribo si algo no funciona?** A hola@tupla.dev. En la página Soporte (menú de tu usuario) está la lista de datos que nos ayudan a resolverlo más rápido. Nunca mandes contraseñas ni API keys por correo. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/lista-de-arranque, https://vondi.tupla.dev/ayuda/entrar-a-tu-cuenta --- # Catálogo ## Crear y editar productos y variantes URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/productos-y-variantes _Un producto puede tener varias variantes (talla, color, presentación), cada una con su propio SKU, precio, existencia y estado — paso a paso, con los formatos exactos que acepta cada campo._ Un producto agrupa variantes que, en tu cabeza, se venden juntas — pero que en el sistema son registros separados, cada uno con su propio precio y existencia. Ejemplo clásico de una tienda de pinturas: "Pintura vinílica" es el producto; "4 LT" y "19 LT" son sus variantes. Puedes vender solo la de 19 litros y no tener nada de la de 4 litros, y eso es perfectamente normal — son independientes. El "SKU" (viene de las siglas en inglés de "unidad de mantenimiento de inventario") es simplemente un código corto que usas para identificar exactamente ese producto o esa variante — es la versión moderna del número que traen los productos en el código de barras de una tienda. Tanto el producto como cada variante tienen su propio SKU, y no se puede repetir el mismo texto para cosas distintas: úsalo para que tú y el sistema sepan sin ambigüedad de qué artículo se está hablando, incluso si dos productos tienen el título casi idéntico. ### Crear un producto nuevo 1. En el menú lateral entra a Catálogo y da clic en el botón "Nuevo producto". 2. Se abre un panel con dos partes: los datos del producto y los de su primera variante. Empieza con el producto: escribe su SKU y su título (por ejemplo, SKU "PINT-MATE" y título "Pintura vinílica mate"). 3. Puedes añadir una descripción (lo que ve el agente y lo que se muestra en la ficha del producto), y "tags" y "sinónimos" si quieres: los tags sirven para categorizar y filtrar en tu propio catálogo; los sinónimos son palabras que el cliente podría usar en WhatsApp aunque no aparezcan en el título — por ejemplo, si tu producto se llama "Pintura vinílica mate" pero tus clientes le dicen "cubeta grande", agrega "cubeta grande" como sinónimo para que el agente entienda a qué se refieren aunque no escriban el nombre exacto. 4. Ahora completa la variante inicial: su propio SKU (por ejemplo "PINT-MATE-19L"), su título (por ejemplo "19 litros") y su precio. 5. El precio se escribe siempre con dos decimales, en el formato 99.00 — si escribes "99" sin los decimales o "99.5" con uno solo, el sistema te va a pedir que lo corrijas antes de guardar. 6. La existencia (cuánto tienes disponible para vender, también llamada "stock") es opcional: si la dejas vacía, esa variante queda sin control de inventario. Esto quiere decir que el sistema nunca la va a marcar como "sin existencias" sin importar cuánto se venda — útil para productos que fabricas sobre pedido, por ejemplo, donde no tiene sentido llevar un conteo. Si sí quieres llevar control, escribe un número como 25 o, si necesitas fracciones, 25.500 (hasta tres decimales). 7. Si facturas con CFDI (el comprobante fiscal digital que exige el SAT — Servicio de Administración Tributaria, la autoridad de impuestos en México), puedes capturar la clave SAT de producto (son 8 dígitos, por ejemplo 01010101) y la clave SAT de unidad (2 o 3 letras o números en mayúscula, por ejemplo H87 para "pieza"). Si no facturas o todavía no tienes esas claves a la mano, puedes dejarlas vacías y agregarlas después. 8. Da clic en "Crear producto" para guardar. El producto queda creado como borrador — más abajo se explica qué significa eso y cómo pasarlo a la venta. > **Si cierras el formulario sin guardar:** Si escribiste algo y cierras el panel (con la tecla Escape, dando clic fuera, o en "Cancelar") sin haber dado clic en "Crear producto", el sistema te pregunta "¿Descartar el producto?" antes de cerrar de verdad, para que no pierdas por accidente lo que ya habías escrito. Si de verdad quieres descartarlo, confirma con "Descartar"; si fue un cierre accidental, elige "Seguir editando" y sigue donde te quedaste. ### Agregar más variantes después No necesitas crear todas las variantes desde el principio. Desde la ficha del producto ya creado, en la sección "Variantes", hay un botón "Agregar" que abre un formulario para una "Nueva variante" con los mismos campos que la variante inicial (SKU, título, precio, claves SAT, existencias). Al terminar, confirmas con "Agregar variante" y se suma a la lista sin afectar a las que ya existían. Para editar una variante que ya existe, busca el ícono de lápiz junto a ella en esa misma lista. Ahí puedes cambiar su título, precio, existencias, claves SAT y también su propio estado (ver más abajo). Al terminar, confirma con "Guardar variante". > **Qué es el control de versión y por qué te puede aparecer un aviso de conflicto:** Cada vez que guardas un cambio en un producto o variante, el sistema anota internamente un número de versión y lo va subiendo uno por uno. Esto sirve para protegerte de un problema muy concreto: si tú y un compañero editan el mismo producto casi al mismo tiempo (por ejemplo, tú cambiando el precio desde tu celular y él subiendo una foto desde la computadora de la tienda), el sistema no deja que el segundo guardado borre en silencio lo que el primero acababa de hacer. En vez de eso, la segunda persona ve un aviso de conflicto y tiene que revisar y volver a guardar con la información más reciente. Es más trabajo en ese momento puntual, pero evita que se pierdan cambios sin que nadie se dé cuenta. ### Los tres estados de un producto (y de cada variante) Tanto el producto como cada una de sus variantes tienen un estado, y pueden no coincidir entre sí: puedes tener el producto en general activo, pero una variante puntual archivada porque ya no la vendes — por ejemplo, sigues vendiendo la pintura de 4 litros pero ya no fabricas la de 19. | Estado | Significa | | --- | --- | | DRAFT (borrador) | Todavía no se vende ni aparece al agente. Es el estado en el que se crea todo producto nuevo, para que puedas revisarlo antes de publicarlo. | | ACTIVE (activo) | Está a la venta: el agente lo puede cotizar y aparece en tus listados normales. | | ARCHIVED (archivado) | Se dio de baja. Deja de venderse y el agente ya no lo ofrece, pero no se borra: puedes reactivarlo cambiando su estado cuando quieras, sin perder su historial. | Para cambiar el estado de un producto completo, abre el menú de acciones en su tarjeta (el ícono de tres puntos) y elige "Activar", "Pasar a borrador" o "Archivar", según lo que necesites. Antes de archivar, el sistema te pide confirmar, precisamente porque deja de venderse de inmediato: revisa bien que sea el producto correcto antes de confirmar. > **Un producto en borrador es invisible para el cliente:** Si acabas de crear un producto y no entiendes por qué el agente no lo está ofreciendo o por qué no aparece cuando buscas en tu propio catálogo con el filtro de estado "Activo", revisa primero si sigue en DRAFT. Es el error más común al dar de alta productos nuevos: se les olvida activarlo después de crearlo. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/fotos-de-producto, https://vondi.tupla.dev/ayuda/importar-catalogo ## Fotos de producto y variante URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/fotos-de-producto _Sube una foto general del producto y, si hace falta, una propia por variante — formatos, tamaño y dimensiones que acepta el sistema, y qué pasa si tu foto no cumple._ Desde la ficha del producto puedes subir fotos a dos lugares distintos. El primero es la galería general del producto: son las fotos que se ven en los listados y tarjetas del catálogo, y le sirven a cualquier variante que no tenga una foto propia. El segundo es la galería de cada variante en particular, que solo tiene sentido usar cuando esa variante se ve distinta a las demás — por ejemplo, si vendes una playera en varios colores, cada color puede llevar su propia foto para que el cliente vea exactamente el color que está comprando. 1. Ubica la sección de fotos, ya sea la general del producto o la de una variante específica. 2. Da clic en "Agregar foto" (o en el recuadro punteado que dice "Sin fotos" si todavía no hay ninguna). 3. Elige el archivo desde tu computadora o celular. El selector de archivos solo te va a dejar elegir imágenes PNG, JPG o WebP — otros formatos ni aparecen como opción para seleccionar. 4. Espera a que termine de subir. Verás un mensaje de "Foto agregada" cuando se complete. - Formatos aceptados: PNG, JPG o WebP. - Tamaño máximo del archivo: 5 MB. - Dimensiones permitidas: entre 200×200 y 6000×6000 píxeles (el ancho y el alto de la imagen, en esa unidad de medida de pantalla). - No se aceptan imágenes animadas, como los GIF — el sistema las rechaza aunque el archivo en sí pese poco, porque el catálogo y el agente muestran fotos fijas, no animaciones. > **El tamaño y las dimensiones se revisan hasta que subes la foto, no antes:** El selector de archivos solo filtra por formato (que sea PNG, JPG o WebP). No te avisa de antemano si tu foto pesa más de 5 MB o si sus dimensiones se salen del rango permitido — eso lo descubres después de intentar subirla, con un mensaje de error. Si te rechaza una foto por tamaño, la solución más simple suele ser reducirla con cualquier editor de imágenes antes de volver a intentarlo (por ejemplo, bajarle la resolución si es una foto tomada con un celular moderno, que casi siempre supera los 6000×6000 píxeles). Puedes subir varias fotos por producto o por variante: cada subida agrega una foto más a la galería, nunca reemplaza a las anteriores. La primera foto que quede en la galería funciona como portada — es la que se muestra en las tarjetas y listados del catálogo cuando hay más de una. Para borrar una foto, pasa el cursor sobre su miniatura: va a aparecer un ícono de bote de basura en la esquina. Al eliminarla verás el mensaje "Foto eliminada". Esto no se puede deshacer, así que si tienes duda de cuál es la foto correcta, revisa bien antes de borrar. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/productos-y-variantes ## Importar catálogo desde un CSV URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/importar-catalogo _Sube muchos productos de golpe con un archivo CSV, con una vista previa (dry-run) antes de guardar nada — qué es un CSV, cómo funciona la validación y el tope de filas._ Un "CSV" es un tipo de archivo de texto muy simple donde cada línea es una fila de datos y las columnas van separadas por comas — casi cualquier programa de hojas de cálculo, como Excel o Google Sheets, puede abrir y guardar archivos en este formato desde el menú "Guardar como" o "Exportar". Se usa para importaciones masivas porque es un formato sencillo que cualquier sistema puede leer, sin depender de un programa en particular. Catálogo → Importar acepta un archivo así, con una fila por cada variante — no por cada producto. Esto quiere decir que, si un producto tiene tres variantes, ese producto ocupa tres filas en el archivo, una por cada variante, y no una sola fila "resumen". ### Cómo funciona la validación antes de guardar Antes de tocar tu catálogo real, el sistema corre una validación en seco — en inglés se le llama "dry-run", que literalmente significa "corrida en seco": es un ensayo completo del proceso de importación, pero sin guardar nada de verdad todavía. Te muestra, fila por fila, qué se va a crear como producto o variante nueva, qué se va a actualizar sobre algo que ya existía, y qué filas tienen errores (por ejemplo, un precio mal escrito o un SKU repetido) — todo esto antes de que la base de datos se modifique. Esa vista previa te da la oportunidad de corregir tu archivo si algo salió mal, sin ningún riesgo: como todavía no se guardó nada, puedes cerrar, arreglar el CSV en tu hoja de cálculo, y volver a intentar la importación cuantas veces necesites hasta que la vista previa se vea correcta. > **Tope de 10,000 filas por importación:** Cada importación acepta como máximo 10,000 filas. Si tu catálogo es más grande que eso — por ejemplo, una tienda de materiales para construcción con 15,000 variantes distintas entre distintas marcas y presentaciones —, tienes que dividir tu archivo en partes de máximo 10,000 filas cada una, e importarlas por separado, una detrás de otra. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/productos-y-variantes ## Preguntas frecuentes: catálogo URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-catalogo _Dudas comunes al dar de alta productos, precios, existencias, fotos e importaciones._ **¿Cómo borro un producto?** Los productos no se borran: se archivan. Abre el menú de acciones del producto y elige "Archivar". Deja de venderse y el agente ya no lo ofrece, pero su historial se conserva (cotizaciones y pedidos viejos lo siguen mostrando). Puedes reactivarlo cuando quieras. **Creé un producto y el agente no lo ofrece.** Casi siempre sigue en Borrador. Cámbialo a Activo desde su menú de acciones. Revisa también que la variante esté activa y que su existencia no sea 0. **¿Qué pasa si dejo la existencia vacía?** Esa variante no lleva control de inventario: nunca se marca como agotada. Útil para cosas que haces sobre pedido o servicios. **¿Cuándo baja la existencia?** Cuando se abre el cobro de un pedido, las unidades quedan apartadas. Si el link de pago vence o el pedido se cancela, se liberan. **Me sale un aviso de conflicto al guardar.** Otra persona guardó cambios en el mismo producto justo antes que tú. Recarga para ver la versión nueva, vuelve a hacer tu cambio y guarda. **El precio no se guarda.** Escríbelo con dos decimales y punto, sin comas ni signo de pesos: 149.00. **Los clientes le dicen al producto con otro nombre.** Agrégalo como sinónimo del producto. Por ejemplo, si vendes "Pintura vinílica 19 L" y te piden "cubeta grande", pon "cubeta grande" como sinónimo. El agente y el buscador lo encuentran. **¿Puedo editar el catálogo desde Claude u otro asistente?** Sí, con una conexión por MCP y una API key con permiso de escribir catálogo. Ver "Editar tu catálogo con un asistente (MCP)". Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/productos-y-variantes, https://vondi.tupla.dev/ayuda/fotos-de-producto, https://vondi.tupla.dev/ayuda/mcp-catalogo --- # Clientes ## Fichas de cliente URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/fichas-de-cliente _La ficha 360° de cada cliente: cifras de por vida, línea de tiempo, cotizaciones, pedidos, pagos, conversaciones, datos fiscales, direcciones, etiquetas y notas — y cómo archivar sin perder historial._ Una "ficha de cliente" es la carpeta digital de una persona: junta en un solo lugar sus datos de contacto, lo que ha comprado, lo que se le ha cotizado, lo que ha pagado, sus conversaciones de WhatsApp, sus datos para facturar, sus direcciones y las notas que el equipo ha dejado sobre él. En Clientes ves el listado completo; al entrar a una fila se abre su ficha. ### Lo primero que ves: la tira de cifras Arriba de la ficha hay seis mosaicos con las cifras de por vida del cliente. Se calculan en el momento a partir de sus pedidos y cotizaciones, así que siempre están al día. | Mosaico | Qué mide | | --- | --- | | Total pagado | Suma de los pedidos que ya se pagaron o entregaron. Los reembolsados no cuentan. | | Pedidos | Cuántos pedidos tiene en total, en cualquier estado. | | Ticket promedio | Total pagado dividido entre los pedidos pagados: cuánto gasta por compra. | | Última compra | Fecha del último pedido pagado; abajo, la fecha de la primera. | | Cotizaciones abiertas | Cotizaciones en borrador o emitidas que todavía puede aceptar. | | Cobros pendientes | Pedidos con checkout abierto o esperando pago, y cuánto suman. | ### Las pestañas Debajo de las cifras, la ficha se organiza en pestañas. Cada una lista lo suyo con su estado y un enlace para abrir el detalle (la cotización, el pedido, el pago o el hilo en la bandeja de conversaciones). | Pestaña | Contenido | | --- | --- | | Resumen | Línea de tiempo con todo mezclado por fecha (cotizaciones, pedidos, pagos, conversaciones y notas) más las direcciones, identidades de WhatsApp y consentimientos. | | Cotizaciones | Todas sus cotizaciones, con estado e importe. | | Pedidos | Sus pedidos, con origen (cotización, directo, chat, cobro rápido) y si pidió factura. | | Pagos | Cada sesión de cobro: cobrada, pendiente, fallida o reembolsada, con método de pago y pedido. | | Conversaciones | Los hilos de WhatsApp vinculados a la ficha; "Ver conversación" abre el más reciente en la bandeja. | | Datos fiscales | RFC, razón social, código postal fiscal, régimen y uso de CFDI, con la constancia si se subió. | | Notas | Bitácora interna con autor y fecha. El cliente nunca la ve. | ### Contacto directo En el encabezado, "Abrir WhatsApp" abre un chat con el teléfono del cliente en tu WhatsApp (necesita el número con lada de país, por ejemplo +52…). "Ver conversación" te lleva al hilo dentro de Vondi, donde puedes responder tú o dejar que el agente siga. El teléfono y el correo también son enlaces: un toque marca o abre tu correo. ### Etiquetas Las etiquetas son palabras libres para segmentar clientes: "vip", "mayoreo", "moroso", "zona norte"… Se agregan con "Editar" (escribe la etiqueta y pulsa Enter), se guardan en minúsculas y aparecen junto al nombre en la ficha y en el listado. En Clientes puedes filtrar por etiqueta con el selector de arriba de la tabla. ### Datos fiscales y constancia Para facturarle a un cliente hacen falta cuatro datos: RFC, razón social, código postal fiscal y régimen fiscal; el quinto, el uso de CFDI, lo elige el cliente en cada factura. La forma más rápida de llenarlos es subir su constancia de situación fiscal (el PDF del SAT) en la pestaña Datos fiscales: el sistema la lee y completa los cuatro. Si algo no se pudo leer (por ejemplo un escaneo borroso) te lo dice y lo capturas a mano con "Editar", que valida el formato del RFC y del código postal. > **Nota:** Cada pedido guarda su propia copia de los datos fiscales al momento de pedir la factura. Lo que ves en la ficha es el "último conocido" del cliente y se usa para precargar la siguiente; cambiarlo no altera facturas ya emitidas. ### Cómo se crea una ficha La mayoría de las fichas se crean solas: cuando alguien te escribe por primera vez por WhatsApp, el agente crea automáticamente su ficha y la deja ligada a esa conversación. Así, si esa misma persona vuelve a escribir la semana siguiente desde el mismo número, el sistema reconoce que es el mismo cliente y no crea una ficha duplicada — a esa conexión entre un número de WhatsApp y una ficha se le llama internamente "identidad", y queda registrada dentro de la propia ficha. También puedes crear una ficha manualmente con el botón "Nuevo cliente" desde el listado de Clientes. Es útil para un negocio donde muchos clientes frecuentes compran en persona y nunca han escrito por chat, pero quieres guardar sus datos para futuras promociones o para tener su historial si algún día sí compran por WhatsApp. ### Direcciones Un cliente puede guardar hasta 20 direcciones distintas — su casa, su negocio, la casa de un familiar al que le manda pedidos. Desde la ficha se agregan, editan y eliminan, y una puede quedar marcada como "Predeterminada" (la estrella): es la que se propone primero al cotizar con envío. Eliminar una dirección no toca los pedidos ya creados. ### Notas internas Hay dos tipos de nota. Las "Notas de la ficha" son un texto fijo que se edita con "Editar" (preferencias, acuerdos de precio). La "Bitácora", en la pestaña Notas, guarda entradas con quién la escribió y cuándo ("llamó el martes, quiere factura") y aparecen también en la línea de tiempo. Ninguna de las dos se le muestra al cliente. ### Consentimientos Un "consentimiento" es el permiso que un cliente te dio (o no) para hacer algo puntual con sus datos o para contactarlo de cierta forma. Se registran tres tipos distintos, y cada uno cubre una cosa distinta — que un cliente te haya dado uno no significa que te haya dado los otros dos. | Tipo | Se ve como | Cubre | | --- | --- | --- | | WHATSAPP | WhatsApp | Que puedas escribirle por WhatsApp para temas relacionados con su compra o su cuenta. | | MARKETING | Marketing | Que puedas mandarle promociones, ofertas o novedades, no solo mensajes sobre una compra puntual. | | DATA_PROCESSING | Tratamiento de datos | Que puedas guardar y usar sus datos personales dentro del sistema en primer lugar. | > **Por qué importa no dar por hecho un consentimiento:** Que un cliente te haya escrito por WhatsApp no significa automáticamente que aceptó recibir publicidad tuya (eso sería MARKETING) ni que autorizó cualquier uso de sus datos (eso sería DATA_PROCESSING) — son permisos separados. Trátalos como lo que son: constancias puntuales de lo que el cliente sí aceptó, ni más ni menos. ### El listado y la exportación El listado de Clientes muestra, además del contacto y el RFC, la última compra y el total pagado de cada cliente (con un aviso si tiene cobros pendientes) y sus etiquetas. Puedes buscar por nombre, correo, teléfono o RFC, filtrar por etiqueta y quedarte solo con los que tienen un cobro pendiente. "Exportar CSV" baja el listado con los filtros aplicados (hasta 5,000 clientes) para abrirlo en Excel o Google Sheets. Solo lo ven Propietario y Administrador, y cada descarga queda en la bitácora (ver "Exportar clientes y notificaciones"). ### Archivar un cliente Si un cliente ya no es relevante — se fue de la zona, dejó de comprar, o pidió que dejaras de contactarlo — puedes archivarlo desde su ficha con el botón "Archivar". El sistema te va a pedir que confirmes, precisamente para evitar que archives a alguien por error con un clic. > **Nota:** Un cliente archivado no se borra: solo queda oculto de las listas por defecto y deja de poder recibir nuevas cotizaciones mientras esté en ese estado. Su historial completo de compras y cotizaciones sigue intacto, y puedes traerlo de vuelta cuando haga falta con el botón "Restaurar" desde la misma ficha. ## Exportar clientes y notificaciones (CSV) URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/exportar-clientes-y-notificaciones _Quién puede descargar el padrón de clientes y el historial de notificaciones, qué incluye cada archivo y cómo queda registrado._ Un CSV con todos tus clientes lleva teléfonos, correos y RFC: es la información más sensible de tu negocio. Por eso exportar es un permiso aparte de "ver clientes" y solo lo tienen, de entrada, Propietario y Administrador. | Qué | Dónde | Permiso | | --- | --- | --- | | Clientes | Clientes → "Exportar CSV". Respeta la búsqueda y los filtros activos (hasta 5,000 clientes). | Exportar clientes (customers.export) | | Notificaciones | Admin → Notificaciones → "Exportar CSV". El historial de avisos enviados. | Exportar notificaciones (notifications.export) | - Vendedor, Soporte, Finanzas y Lectura pueden seguir viendo clientes y notificaciones en pantalla, pero ya no ven el botón "Exportar CSV". - Cada exportación queda en la bitácora de auditoría (Admin → Seguridad → Actividad) con quién la hizo y cuándo. - Una API key solo puede exportar si se le dio el permiso de exportación explícitamente; no basta con el de lectura. > **Importante:** Trata el archivo como dato personal: no lo mandes por WhatsApp ni lo dejes en carpetas compartidas, y bórralo cuando ya no lo necesites. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/fichas-de-cliente, https://vondi.tupla.dev/ayuda/api-keys-de-empresa, https://vondi.tupla.dev/ayuda/actividad-y-auditoria ## Preguntas frecuentes: clientes URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-clientes _Dudas comunes sobre fichas duplicadas, datos del cliente, etiquetas, facturación, consentimientos y archivar._ **¿Cómo creo un cliente a mano?** En Clientes, da clic en "Nuevo cliente". Solo el nombre es obligatorio; correo, teléfono, RFC, etiquetas y notas se pueden completar después con "Editar" desde su ficha. **Tengo al mismo cliente dos veces.** Pasa cuando una persona escribe desde otro número o se creó una ficha a mano antes. Usa una de las dos para sus compras nuevas y archiva la que sobra. El historial de cada ficha se conserva. **No puedo cotizarle a un cliente.** Probablemente está archivado. Abre su ficha y da clic en "Restaurar". **Un cliente pidió que ya no le escribamos.** En su ficha, revoca los consentimientos de WhatsApp y Marketing. El sistema no le manda recordatorios automáticos a clientes que pidieron la baja. Si quieres, agrégale una etiqueta como "no-contactar" para verlo de un vistazo en el listado. **¿El agente llena los datos del cliente solo?** Sí: crea la ficha con el teléfono de WhatsApp y guarda el nombre (y el correo, si lo tienes activado) cuando el cliente se los da. Si el cliente pide factura, también guarda su RFC y razón social. **¿Dónde veo todo lo que le he vendido a un cliente?** En su ficha: los mosaicos de arriba dan el total pagado, el ticket promedio y la última compra; la pestaña Pedidos lista cada pedido y la pestaña Pagos cada cobro. La pestaña Resumen mezcla todo por fecha. **¿Cómo lleno los datos fiscales de un cliente rápido?** En la pestaña Datos fiscales, sube su constancia de situación fiscal (PDF del SAT). El sistema lee RFC, razón social, código postal y régimen. Solo te queda elegir el uso de CFDI, que no viene en el documento. **¿Qué significa el aviso "Faltan datos para facturar"?** Que a la ficha le falta alguno de los cuatro datos fiscales (RFC, razón social, código postal o régimen). Puedes seguir vendiéndole; solo hará falta completarlos si pide factura. **"Abrir WhatsApp" no aparece en la ficha.** El teléfono guardado no tiene formato válido para WhatsApp. Edita el cliente y captura el número con lada de país (por ejemplo +52 55 1234 5678). **¿Puedo sacar la lista de clientes a Excel?** Sí, si eres Propietario o Administrador: en Clientes, "Exportar CSV" descarga el listado con los filtros que tengas puestos (búsqueda, etiqueta, cobro pendiente), incluyendo última compra y total pagado. Los demás roles no ven ese botón. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/fichas-de-cliente, https://vondi.tupla.dev/ayuda/exportar-clientes-y-notificaciones --- # Cotizaciones y pedidos ## Crear, emitir y compartir una cotización URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/crear-cotizacion _El cotizador paso a paso: elegir cliente, agregar productos, descuentos, emitir, compartir el link, editar y qué significa cada estado._ Una cotización es una propuesta de compra: productos, cantidades y precios, lista para mandar al cliente antes de que pague. Ejemplo: en una tlapalería alguien pide por WhatsApp el precio de 10 botes de pintura y 3 brochas. En vez de contestar "como $1,800", armas una cotización y el cliente ve el total exacto, con IVA y envío si aplica. > **Nota:** El agente crea cotizaciones solo cuando atiende por WhatsApp. Esta guía es para cuando las creas tú desde el panel. ### Paso 1: abrir el cotizador Ve a Cotizaciones y da clic en "Nueva cotización", arriba a la derecha. Se abre el cotizador con tres columnas: cliente, productos y la cotización que vas armando. En celular las columnas aparecen una debajo de otra. ### Paso 2: elegir cliente y productos 1. En "Cliente", elige a la persona. Si es nueva, primero créala en Clientes → "Nuevo cliente" (solo el nombre es obligatorio). 2. En el buscador de productos, escribe parte del nombre o del SKU. Solo aparecen productos activos. 3. Da clic en un producto para ver sus variantes (por ejemplo "19 L" o "4 L"). 4. En la variante que quieres, da clic en "Agregar". Si ya estaba, el botón dice "Sumar" y aumenta la cantidad. 5. En la columna de la cotización, ajusta la cantidad con los botones + y −, o escribiéndola. 6. Si quieres, escribe un descuento en porcentaje para esa línea (0 a 100). > **Tope de descuento:** Tu empresa define un "Descuento máximo del vendedor" en Admin → Empresa (por ejemplo 10%). Si pones un descuento mayor, el sistema lo rechaza al guardar. ### Paso 3: revisar y crear 1. Abajo ves el total calculado al momento: subtotal, descuento, IVA, envío y total. 2. La casilla "Emitir" viene marcada. Déjala así para que la cotización quede lista para mandar. Desmárcala si quieres guardarla como borrador y terminarla después. 3. Da clic en "Crear cotización". Se abre su página de detalle. > **Importante:** Si cierras el cotizador con líneas agregadas, el sistema pregunta "¿Cerrar sin guardar?". Si aceptas, se pierden esas líneas. ### Qué significa "Emitir" - Los precios quedan fijos. Si después cambias un precio en el catálogo, esta cotización no cambia. - Empieza a correr su vigencia ("Vigencia de cotización" en Admin → Empresa, en horas; por ejemplo 72). Al terminar, la cotización vence sola y ya no se puede pagar. ### Paso 4: compartir con el cliente 1. En el detalle de la cotización, da clic en "Compartir". Aparece el "Link público de la cotización" con un botón para copiarlo. 2. Manda ese link por WhatsApp, correo o donde hables con el cliente. 3. El cliente lo abre sin cuenta ni contraseña, ve el detalle y puede pagar desde ahí. El botón "Recibo" descarga la cotización en PDF, por si el cliente la quiere impresa. Ver "Lo que ve tu cliente" para saber cómo se ve el link del lado del cliente. ### Botones del detalle | Botón | Cuándo aparece | Qué hace | | --- | --- | --- | | Editar | Mientras la cotización se pueda cambiar | Cambia cantidades, líneas o notas para el cliente. | | Emitir | En borrador | Fija precios y empieza la vigencia. | | Aprobar cotización | Emitida | Crea el pedido con las mismas líneas y abre el link de pago. Útil si el cliente confirmó por teléfono o en persona. No se puede deshacer. | | Compartir | En borrador o emitida | Genera el link público. | | Cancelar | En borrador o emitida | La cotización ya no se puede aceptar ni pagar. No se puede deshacer. | | Recibo | Siempre | Descarga el PDF. | ### Editar después de emitir Mientras la cotización no esté cancelada, vencida o pagada, puedes usar "Editar": agregar productos con "Agregar presentación", cambiar cantidades o escribir "Notas para el cliente" (condiciones, tiempos de entrega). Al guardar, los precios se recalculan con el catálogo de ese momento. Si ya la habías compartido, el cliente recibe el link actualizado. Si ya tenía un pedido sin pagar, ese pedido regresa a borrador y su link de pago anterior deja de servir: vuelve a iniciar el cobro. > **Importante:** Si el pedido de esa cotización ya se pagó, no se puede editar. Si algo salió mal, usa un reembolso desde el pedido. ### Estados de una cotización | Estado | Qué significa | | --- | --- | | Borrador (DRAFT) | Se puede seguir editando. Todavía no tiene precios fijos ni vencimiento. | | Emitida (ISSUED) | Precios fijos y vigencia corriendo. Lista para compartir. | | Aceptada (ACCEPTED) | El cliente la aceptó (pagó desde el link o abrió su pago), o tú la aprobaste. | | Cancelada (CANCELLED) | Ya no se puede aceptar ni pagar. No se revierte. | | Expirada (EXPIRED) | Pasó su vigencia sin aceptarse. Pasa sola a este estado. | > **Nota:** Una cotización cancelada o vencida no se reactiva. Si el cliente sigue interesado, crea una nueva: tomará los precios de hoy. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/lo-que-ve-tu-cliente, https://vondi.tupla.dev/ayuda/de-cotizacion-a-pedido, https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-cotizaciones ## De cotización a pedido y cobro URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/de-cotizacion-a-pedido _Cómo una cotización aceptada se convierte en pedido con link de pago, cuánto dura ese link y cómo cobrar algo que no está en tu catálogo con Cobro rápido._ La cotización es la propuesta. El pedido es la venta que ya se está cobrando. Un pedido nace de dos formas: cuando se acepta una cotización, o directamente con Cobro rápido. ### De cotización a pedido 1. La cotización se acepta: el cliente da clic en "Aceptar y pagar" en su link, o tú das clic en "Aprobar cotización" en el panel. 2. Se crea un pedido con las mismas líneas, cantidades y descuentos. 3. Se abre el checkout (la pantalla de pago) y se genera un link de pago. Las existencias de esos productos quedan apartadas mientras el link esté vigente. El link de pago dura lo que diga "Vigencia del link de pago" en Admin → Empresa, en minutos (por ejemplo 30). Mientras dure, el pedido está en "Checkout abierto" o "Por pagar". Si el cliente no paga a tiempo, el link deja de servir y el apartado de existencias se libera. Para mandar otra vez el link, entra al pedido. Si sigue abierto, en "Esperando pago" da clic en "Pagar pedido" para generar o reenviar el link. Si el pedido viene de una cotización y está en borrador, da clic en "Iniciar checkout". Aparece "Link de pago listo" con un botón "Copiar". > **El link de pago es personal:** El link lleva un código secreto que abre esa pantalla de pago sin cuenta. Quien tenga el link puede pagar. Mándalo solo al cliente que debe pagar. ### Cobro rápido Para cobrar algo que no está en tu catálogo, como un servicio o un ajuste. Ejemplo: una taquería cobra $250 por un servicio de banquete. En lugar de crear un producto solo para eso, usa Cobro rápido. 1. Ve a Cobro rápido. 2. Elige el cliente (opcional, pero así queda en su historial). 3. Escribe el concepto, máximo 200 caracteres. Ejemplo: "Servicio de banquete cumpleaños". 4. Escribe el importe con punto decimal, sin comas ni signo de pesos: 250.00. 5. Confirma. Se genera el link de pago. > **Nota:** Cobro rápido evita cobros duplicados: si se te va el internet y das clic otra vez, el sistema reconoce que es el mismo intento y no genera un segundo cobro. Su link dura lo que diga "Vigencia de cobro rápido" en Admin → Empresa, en horas. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/crear-cotizacion, https://vondi.tupla.dev/ayuda/seguimiento-de-pedidos, https://vondi.tupla.dev/ayuda/cancelaciones ## Pedidos: estados, entrega y seguimiento URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/seguimiento-de-pedidos _Qué significa cada estado de un pedido, cómo marcarlo como entregado y el link de seguimiento que recibe tu cliente._ En Pedidos ves todas tus ventas. Da clic en una para ver su detalle: productos vendidos, totales, cliente, pagos, facturación, referencias y una línea de tiempo con cada cambio. ### Estados de un pedido | Estado | Qué significa | Qué puedes hacer | | --- | --- | --- | | Borrador | Se creó pero no se ha abierto el cobro. | Iniciar checkout o cancelar. | | Checkout abierto | El link de pago existe y está vigente. | Reenviar el link o cancelar. | | Por pagar | El cliente abrió la pasarela; el pago está en proceso. | Esperar; la página del cliente se actualiza sola. | | Pagado | El dinero entró. | Marcar como entregado o reembolsar. | | Entregado | Pagado y entregado al cliente. | Reembolsar si hace falta. | | Expirado | El link de pago venció sin pago. | Crear una cotización o cobro nuevo. | | Cancelado | Se canceló antes de pagarse. | Nada; no se revierte. | | Reembolsado | Se devolvió el dinero. | Nada. | ### Marcar como entregado 1. Abre un pedido en estado Pagado. 2. Da clic en "Marcar como entregado", arriba a la derecha. 3. El pedido pasa a Entregado y el cliente recibe un aviso. ### Seguimiento del cliente Cada pedido tiene un link público de seguimiento. El cliente lo recibe por WhatsApp o correo al pagar y al marcarse como entregado. Ahí ve el estado actual ("Pago confirmado, preparando tu pedido", entregado o cancelado) con tu logo y tus colores. En el detalle del pedido, la sección "Seguimiento del cliente" tiene ese link por si quieres copiarlo. ### El origen del pedido Arriba del detalle ves el origen: si vino de una cotización, de un cobro rápido o de otro canal. Sirve para saber cómo se generó la venta. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/de-cotizacion-a-pedido, https://vondi.tupla.dev/ayuda/cancelaciones, https://vondi.tupla.dev/ayuda/reembolsos ## Lo que ve tu cliente: cotización, pago y confirmación URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/lo-que-ve-tu-cliente _Cómo se ven, del lado del cliente, el link de la cotización, la pantalla de pago, la sección de factura y la confirmación._ Tu cliente nunca entra al panel. Todo lo hace desde links públicos que se abren en su celular sin cuenta ni contraseña. Todas estas pantallas usan tu logo y tus colores de Admin → Marca. ### 1. El link de la cotización - Arriba: el nombre del cliente, el folio y el estado de la cotización. - El desglose: cada producto con cantidad y precio, y abajo subtotal, descuento, IVA, envío y total. - La fecha de vencimiento. Si faltan 48 horas o menos, dice "vence pronto". - Botones: "Descargar PDF", copiar el enlace y "Aceptar y pagar" (o "Pagar ahora" si ya hay un link de pago abierto). En celular, el botón de pago queda fijo abajo. Si la cotización ya se pagó, venció o se canceló, el cliente ve un aviso y ya no puede pagar. Si venció, el aviso le pide que solicite una nueva. ### 2. La pantalla de pago (checkout) - El resumen del pedido con totales y la hora a la que vence el link. - El botón para pagar, que lleva a una pasarela segura para pagar con tarjeta o efectivo. - En el formulario de tarjeta, el correo y el teléfono del cliente aparecen enmascarados como pista (por ejemplo a***@gmail.com): el link no expone sus datos completos. El cliente no tiene que volver a escribirlos; Vondi completa los reales al cobrar. - Si el pago se rechaza, un aviso "Pago rechazado — intenta de nuevo". - Mientras el pago se confirma, la página se actualiza sola cada pocos segundos. - La sección "¿Necesitas factura?" para subir la constancia de situación fiscal. ### 3. La confirmación Cuando el pago se aplica, el cliente ve "¡Listo! Tu pago se aplicó" con el número de pedido. Esa pantalla aclara que el comprobante de pago no es un CFDI (factura). Después recibe el link de seguimiento de su pedido. > **Nota:** En modo de pruebas, estas pantallas muestran "Modo de pruebas · sin dinero real". Así puedes hacer compras de práctica sin cobrar. **El cliente dice "Este enlace de pago ya no sirve".** El link venció o el pedido cambió (por ejemplo, editaste la cotización). Entra al pedido y genera un link nuevo con "Pagar pedido" o "Iniciar checkout". **El cliente abre el link y ve "no encontrado".** El link venció, la cotización o el pedido se cancelaron (cancelar revoca sus links al instante), o el link se copió incompleto. Ver "Links públicos: vigencia y revocación". **El cliente dice "Demasiados intentos seguidos".** Intentó abrir el pago muchas veces en poco tiempo. Que espere un momento y vuelva a intentar. **El cliente pagó en efectivo en una tienda y el pedido sigue "Por pagar".** Los pagos en efectivo y algunas transferencias tardan en confirmarse. El pedido cambia a Pagado solo cuando la pasarela confirma el pago. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/crear-cotizacion, https://vondi.tupla.dev/ayuda/links-publicos-vigencia-y-revocacion, https://vondi.tupla.dev/ayuda/facturacion, https://vondi.tupla.dev/ayuda/marca ## Cancelar una cotización o un pedido URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/cancelaciones _Qué pasa exactamente al cancelar cada uno, quién puede hacerlo según su rol, y por qué no se puede deshacer._ ### Cancelar una cotización 1. Abre la cotización y da clic en "Cancelar". 2. Confirma en "¿Cancelar cotización?". 3. La cotización queda Cancelada y su link público se revoca en ese mismo momento: quien lo abra ve la misma página de "no encontrado" que un link inválido, y ya no puede pagar. > **Importante:** No se puede deshacer. Si te equivocaste, crea una cotización nueva (con los precios de hoy). ### Cancelar un pedido Solo se cancelan pedidos que no se han pagado: en Borrador, Checkout abierto o Por pagar. Abre el pedido, da clic en "Cancelar pedido" y confirma. Se liberan las existencias apartadas y se revocan al instante sus links públicos (pago y seguimiento). Quién puede: por defecto cada persona cancela solo los pedidos que ella creó. Propietario y Administrador pueden cancelar cualquier pedido de la empresa. Ejemplo: en una boutique con varios vendedores, un vendedor no puede cancelar el pedido de otro; tiene que pedírselo al dueño o al administrador. > **Importante:** Un pedido pagado no se cancela: se reembolsa. Cancelar es solo para pedidos sin pagar. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/de-cotizacion-a-pedido, https://vondi.tupla.dev/ayuda/reembolsos, https://vondi.tupla.dev/ayuda/links-publicos-vigencia-y-revocacion ## Links públicos: vigencia y revocación URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/links-publicos-vigencia-y-revocacion _Cuánto duran los links de cotización, pago y seguimiento, cuándo dejan de funcionar y qué datos muestran (y cuáles no)._ Tu cliente entra sin cuenta a tres tipos de link: el de la cotización, el de pago (checkout) y el de seguimiento del pedido. Cada uno lleva un código secreto. Por eso tienen vigencia, se pueden revocar y muestran lo mínimo necesario. | Link | Cuánto dura | Deja de funcionar cuando… | | --- | --- | --- | | Cotización | Lo que diga "Vigencia de cotización" en Admin → Empresa (en horas). | Vence, o cancelas la cotización. | | Pago (checkout) | Lo que diga "Vigencia del link de pago" (en minutos); en Cobro rápido, "Vigencia de cobro rápido" (en horas). | Vence sin pago, cambias el pedido (editas la cotización), o cancelas el pedido. | | Seguimiento del pedido | Mientras el pedido exista. Si ya se pagó, se sigue viendo en modo lectura aunque el link de pago haya vencido. | Cancelas el pedido. | > **Cancelar revoca de inmediato:** Al cancelar una cotización o un pedido, sus links se revocan en ese mismo momento. Quien los abra ve la misma página que un link inválido o vencido: no se revela si existió ni qué tenía. ### Qué muestran y qué no - Muestran: tu marca, productos, cantidades, totales, estado y vencimiento. - No muestran: el correo ni el teléfono completos del cliente (solo una pista enmascarada en el pago), existencias, ni identificadores internos. El PDF público de la cotización tampoco lleva datos personales de más. - No se indexan en buscadores y no mandan la dirección completa a otros sitios al salir de la página. > **Importante:** Cualquiera que tenga el link puede verlo (y, en el de pago, pagar). Mándalo solo al cliente. Si lo mandaste a la persona equivocada, cancela y crea uno nuevo. ### Correos con link Cuando un aviso sale por correo, el link va en un botón y también como texto, con una nota que dice para quién es, para qué sirve, hasta cuándo vale (si se conoce) y que no se comparta. Ver "Correos que envía Vondi". Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/lo-que-ve-tu-cliente, https://vondi.tupla.dev/ayuda/cancelaciones, https://vondi.tupla.dev/ayuda/correos-de-vondi ## Factura: basta con subir la constancia de situación fiscal URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/facturacion _El cliente sube el PDF de su constancia y el sistema lee RFC, razón social, código postal y régimen. Cómo funciona en el link de pago, por WhatsApp y en el panel._ Cuando un cliente necesita factura, antes tenía que dictar cuatro datos (RFC, razón social, código postal y régimen) y era fácil equivocarse en una letra. Ahora basta con subir su constancia de situación fiscal: un PDF que el SAT le da a cada contribuyente. El sistema lee los datos de ahí. > **Qué hace y qué no hace:** Vondi guarda la solicitud de factura con los datos correctos en el pedido y la manda a la fila de Facturación. Si configuraste tu cuenta de FiscalAPI en Facturación → Configuración, desde ahí se emite el CFDI (a mano o con autofacturación). Si no, tú o tu contador facturan con estos datos. ### Qué se lee de la constancia y qué no | Dato | ¿Viene en la constancia? | | --- | --- | | RFC | Sí. | | Nombre o razón social | Sí. | | Código postal fiscal | Sí. | | Régimen fiscal (por ejemplo 626) | Sí. | | Uso del CFDI (por ejemplo G03) | No. Siempre lo elige el cliente. | ### Desde el link de pago (lo más común) 1. El cliente abre su link de pago y toca "¿Necesitas factura?". 2. Toca "Sube tu constancia (PDF)" y elige el archivo. Máximo 8 MB. 3. Elige el "Uso del CFDI". Viene seleccionado G03 — Gastos en general. Otras opciones: G01 (adquisición de mercancías), G02 (devoluciones o descuentos), S01 (sin efectos fiscales) y, para persona física, las deducciones personales (D01–D10). Solo se ofrecen los usos que aplican a su RFC y régimen; P01 (por definir) ya no existe en CFDI 4.0. Si el RFC es genérico (XAXX010101000), solo se permite régimen 616 y uso S01. 4. Toca "Subir y facturar". 5. Ve "Listo, tus datos fiscales quedaron guardados" con su razón social, RFC, código postal y régimen, para que confirme que son correctos. Si el cliente no tiene la constancia a la mano, toca "Prefiero capturarlo a mano" y escribe RFC, razón social, código postal y, si quiere, la clave de régimen. El formulario revisa que el RFC y el código postal tengan el formato correcto y que el régimen y el uso correspondan al tipo de persona (RFC de 12 = moral, de 13 = física). Si ya se emitió la factura, los datos ya no se pueden cambiar desde el link. ### Por WhatsApp Si el cliente le pide factura al agente, el agente le pide el uso de CFDI y le dice que suba su constancia en el link de pago (el agente no lee archivos mandados por WhatsApp). Si el cliente tiene un enlace público a su constancia, el agente puede usarlo directamente. Si no la tiene, el agente le pide los datos, se los lee de vuelta y solo los guarda cuando el cliente confirma. Si el cliente ya facturó antes, el agente le pregunta si son los mismos datos. ### Dónde lo ves en el panel Abre el pedido. La sección "Facturación (CFDI)" muestra el estado, RFC, razón social, código postal fiscal, uso de CFDI, la fecha en que se pidió y un enlace "Ver documento" a la constancia (se abre solo con tu sesión; no hay link público al archivo). También en Conversaciones, en el panel del cliente, ves estos datos. El último RFC y razón social se guardan en la ficha del cliente para la próxima compra. > **Si la constancia no se leyó completa:** El sistema nunca inventa un dato fiscal. Si no pudo leer alguno, lo deja vacío y muestra "La constancia no trajo todo: …" con lo que falta (por ejemplo "No se pudo leer el código postal"). En ese caso, captura ese dato a mano. **¿Sirve una foto o un escaneo de la constancia?** No. Tiene que ser el PDF que se descarga del portal del SAT, porque su texto se puede leer. Una foto o un escaneo es una imagen y no se puede leer. Si solo tiene foto, que capture los datos a mano. **¿Dónde consigue el cliente su constancia?** En el portal del SAT (sat.gob.mx), en la opción para generar la constancia de situación fiscal, con su RFC y contraseña o e.firma. También puede pedirla en la app SAT Móvil. **Me aparece un aviso de que no se pudo leer el régimen.** No impide la solicitud. Pide al cliente su clave de régimen (3 números, por ejemplo 626) o consúltala tú en la constancia antes de facturar. **El PDF pesa más de 8 MB.** Una constancia normal pesa mucho menos. Pide al cliente que la descargue otra vez del SAT, sin escanearla ni imprimirla. **¿El pedido o la cotización sirven como factura?** No. Son comprobantes de compra. La factura (CFDI) la emites tú con tu sistema de facturación usando los datos guardados. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/facturacion-en-vondi, https://vondi.tupla.dev/ayuda/datos-fiscales-validos, https://vondi.tupla.dev/ayuda/lo-que-ve-tu-cliente, https://vondi.tupla.dev/ayuda/fotos-audio-y-video ## Preguntas frecuentes: cotizaciones y pedidos URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-cotizaciones _Dudas comunes al cotizar, cobrar y cancelar._ **Cambié un precio y la cotización del cliente sigue con el anterior.** Es a propósito: una cotización emitida conserva sus precios. Edítala (se recalcula con el precio nuevo) o crea una nueva. **No aparece un producto en el cotizador.** Solo aparecen productos en estado Activo. Revisa en Catálogo que no esté en borrador o archivado. **No me deja poner el descuento que quiero.** Rebasa el "Descuento máximo del vendedor" de Admin → Empresa. Pide al Propietario que lo suba o que haga la cotización. **El botón "Editar" no aparece.** La cotización está cancelada, vencida o su pedido ya se pagó. Crea una nueva o, si ya se pagó, usa un reembolso. **¿Puedo reactivar una cotización vencida?** No. Crea una nueva; tomará los precios actuales del catálogo. **El cliente no recibió el link de la cotización.** En el detalle, da clic en "Compartir", copia el link y mándaselo tú por WhatsApp o correo. **El cliente pagó pero el pedido no se marcó como pagado y cambió su total.** Si el total del pedido cambió después de abrir el pago (por ejemplo, editaste la cotización), el pago ya no se aplica solo al pedido: queda para revisión y se registra en la bitácora. Revisa el pedido y el pago, y escríbenos a hola@tupla.dev si necesitas ayuda para conciliarlo. **¿El cliente puede pagar en partes?** No desde un mismo link. Si acordaste pagos parciales, usa Cobro rápido para cada parte. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/crear-cotizacion, https://vondi.tupla.dev/ayuda/de-cotizacion-a-pedido --- # Pagos ## Sesiones de pago y libro de movimientos URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/sesiones-y-libro-de-pagos _Dónde ver qué se cobró, cuándo, y el detalle de cada sesión: sus estados y cada movimiento (cargo o reembolso) que la compone._ Cada vez que se abre un checkout se crea una sesión de pago. Pagos → Sesiones lista todas; el libro (ledger) muestra los movimientos — cargos y reembolsos — de una sesión en particular. Una sesión de pago es, en resumen, un intento de cobro con un monto y una moneda definidos, ligado siempre a un pedido. Por ejemplo, si en tu boutique un pedido de $850 se paga de una sola vez, ese pedido tiene una sesión con un monto de $850. Si después reembolsas $200 porque el cliente devolvió una prenda, esa misma sesión sigue existiendo, pero ahora tiene también un movimiento de reembolso en su libro. ### Estados de una sesión de pago | Estado en el sistema | Lo que ves en el panel | Qué significa | | --- | --- | --- | | PENDING | Pendiente | El checkout está abierto pero el cliente todavía no ha completado el pago. | | CAPTURED | Cobrado | El pago se completó y el dinero quedó cobrado. Desde aquí ya se puede reembolsar. | | PARTIALLY_REFUNDED | Reembolso parcial | Se cobró y después se devolvió una parte, pero no el total. Todavía se puede reembolsar el resto. | | REFUNDED | Reembolsado | Se devolvió el 100% de lo cobrado. Ya no admite más reembolsos porque no queda saldo. | ### Qué es el libro (ledger) de una sesión El libro de movimientos es la lista de todo lo que le pasó al dinero de esa sesión, en orden, como una minicontabilidad de ese cobro. Cada movimiento (llamado "entrada" o "entry") tiene un tipo, un monto, una descripción, y el saldo que queda después de ese movimiento. | Tipo de movimiento | Qué representa | | --- | --- | | Cargo | Dinero que entró: el cobro original al cliente. | | Reembolso | Dinero que salió: una devolución total o parcial sobre ese cargo. | > **Nota:** El saldo que queda vivo en una sesión siempre es el monto cobrado menos la suma de todos los reembolsos hechos sobre ella. Si por alguna razón el número no te cuadra al revisar el libro, revisa que no haya dos reembolsos hechos casi al mismo tiempo por dos personas distintas — el sistema no permite que la suma de reembolsos pase del monto cobrado, así que si ves un reembolso rechazado, probablemente ya se había reembolsado esa parte segundos antes. Puedes revisar el libro de movimientos tanto desde Pagos → Sesiones (buscando la sesión correspondiente) como desde el detalle del pedido asociado, en la sección de Pagos de esa pantalla. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/reembolsos ## Reembolsar un pago URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/reembolsos _Total o parcial, sobre una sesión ya capturada: cómo hacerlo, qué permiso necesitas, y qué información tienes que dar._ Un reembolso es devolverle al cliente parte o todo el dinero que ya pagó por un pedido. Por ejemplo: en una tienda de ropa, un cliente pagó $600 por dos playeras y luego te avisa que una le quedó chica y ya no la quiere. Le reembolsas $300 (el precio de esa playera) y se queda con la otra. Eso es un reembolso parcial. Si en cambio decide devolver las dos, reembolsas los $600 completos: un reembolso total. Desde una sesión de pago capturada puedes reembolsar el total o una parte. El monto nunca puede exceder lo que se capturó originalmente. ### Dónde se hace - Desde Pagos → Sesiones: busca la sesión (aparece como "Cobrado" o "Reembolso parcial" en la columna de estado) y usa el botón "Reembolsar". - Desde el detalle del pedido: en la sección de pagos de ese pedido también hay un botón "Reembolsar" — es útil cuando ya estás viendo el pedido completo y no quieres buscar la sesión por separado. ### Qué te va a pedir 1. El monto a reembolsar. Puede ser el total capturado, o menos (reembolso parcial). No puedes escribir un monto mayor a lo que queda disponible en esa sesión. 2. El motivo: un campo de texto donde explicas por qué se reembolsa (por ejemplo "cliente devolvió producto", "error en el cobro", "cancelación acordada"). Este motivo se guarda junto con el movimiento, para que después, si alguien revisa el libro de movimientos, entienda por qué salió ese dinero sin tener que preguntarte. 3. Confirmas en el cuadro de diálogo que aparece antes de aplicar el reembolso — esto es a propósito, para que no se reembolse nada por accidente con un clic de más. > **Importante:** Requiere el permiso "reembolsar pagos" — por defecto solo lo tienen OWNER y FINANCE, no VENDOR. > **Nota:** ¿Por qué VENDOR no puede reembolsar por defecto? Porque un reembolso mueve dinero de verdad hacia afuera del negocio, y normalmente se quiere que solo el dueño (OWNER) o la persona encargada de las finanzas (rol FINANCE) tenga esa capacidad, para evitar reembolsos hechos sin autorización por cualquier vendedor del piso. Si tu negocio necesita que más personas puedan reembolsar, eso se ajusta desde la administración de roles y permisos de la empresa. > **Importante:** Casos donde el reembolso se rechaza: si intentas reembolsar más de lo que queda disponible en la sesión (por ejemplo, ya se había reembolsado una parte y ahora pides reembolsar más de lo que sobra), si el monto no es un número positivo, o si la sesión ya está totalmente reembolsada (estado "Reembolsado") y por lo tanto no tiene saldo para devolver. En cualquiera de estos casos el sistema no aplica el movimiento y te avisa por qué. > **Nota:** Un reembolso puede pasar dos cosas con el estado de la sesión: si devuelves menos de lo cobrado, la sesión pasa (o se queda) en "Reembolso parcial"; si devuelves exactamente lo que quedaba pendiente de reembolsar, la sesión pasa a "Reembolsado" por completo. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/sesiones-y-libro-de-pagos ## Preguntas frecuentes: pagos y reembolsos URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-pagos _Formas de pago, pagos pendientes, reembolsos y totales que no cuadran._ **¿Cómo pueden pagar mis clientes?** Desde el link de pago: con tarjeta o efectivo en OXXO. El cliente elige en la pasarela segura. **¿Puedo usar el agente solo para cotizar, sin cobrar en línea?** Sí. En Consola del agente → Configuración del agente → Cobro elige "Solo cotizar": el bot manda la cotización (enlace y PDF) pero nunca un link de pago, y el enlace de la cotización no muestra el botón de pagar. El cobro lo acuerdas tú (transferencia, crédito, contraentrega) y puedes escribir el mensaje con el que el bot cierra. **El cliente dice que ya pagó y el pedido no aparece como pagado.** Las transferencias y los pagos en efectivo tardan en confirmarse. El pedido cambia a Pagado cuando la pasarela confirma. Si pasa mucho tiempo, pide al cliente su comprobante y escribe a hola@tupla.dev con el número de pedido. **No veo el botón "Reembolsar".** Tu rol no tiene permiso de reembolsar (por defecto solo Propietario y Finanzas), o la sesión no está cobrada o ya está reembolsada completa. **Me rechazó el reembolso.** El monto es mayor a lo que queda por devolver en esa sesión. Revisa el libro de movimientos: quizá alguien ya devolvió una parte. **¿Qué significa "Cobrado (neto)"?** Todo lo cobrado menos lo reembolsado. **¿Cuándo llega el dinero a mi cuenta?** Depende de tu contrato con el procesador de pagos, no del panel. En modo de pruebas no hay dinero real. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/sesiones-y-libro-de-pagos, https://vondi.tupla.dev/ayuda/reembolsos --- # Facturación (CFDI) ## Facturación: solicitudes, emisión y configuración URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/facturacion-en-vondi _Cómo funciona la sección Facturación: la fila de solicitudes, la emisión del CFDI con FiscalAPI, la autofacturación y quién puede hacer qué._ Cuando un cliente pide factura (desde su link de pago, por WhatsApp o porque tú capturaste sus datos), se crea una solicitud de factura. La sección Facturación las muestra en orden de llegada, junto con los CFDI ya emitidos y la configuración de tu cuenta de FiscalAPI, el servicio que timbra las facturas ante el SAT. ### Estados de una solicitud | Estado | Qué significa | | --- | --- | | Faltan datos | El cliente pidió factura pero falta algún dato fiscal (por ejemplo el régimen). Complétalo o pídele su constancia. | | En la fila | Tiene todos los datos. Se emite cuando le toque, si la autofacturación está encendida, o cuando la emitas a mano. | | Emitiendo | Se está timbrando con FiscalAPI en este momento. | | Emitida | El CFDI ya existe y se mandó al cliente por correo (si lo activaste). | | Falló | No se pudo emitir. Abre la solicitud para ver el motivo. | | Cancelada | Se descartó la solicitud; no se emitió ningún CFDI. | ### Antes de emitir: Facturación → Configuración - Cuentas de FiscalAPI: la credencial con la que se timbra (pruebas o producción). - Emisión de facturas: emisor, código postal de expedición, serie, forma de pago por defecto, tratamiento del IVA 0 % y la contraseña de los sellos (CSD) para poder cancelar. - Autofacturación: si está encendida, cuando un cliente sube su constancia y el pedido está pagado, la factura se emite sola, en orden de llegada. Mientras falte algo, arriba verás "Aún no puedes emitir facturas" con la lista de lo que falta y un atajo a Configuración. Las solicitudes no se pierden: esperan en la fila. ### Quién puede hacer qué | Rol | Puede | | --- | --- | | Propietario y Administrador | Todo: configurar, emitir, cancelar CFDI y confirmar que una solicitud incierta no se timbró. | | Finanzas | Ver y operar solicitudes (completar datos, emitir desde la fila, devolverlas a la fila). No puede timbrar ni cancelar CFDI por fuera del flujo de solicitudes, ni confirmar "no se timbró". | | Demás roles | No ven Facturación. | > **Nota:** El emisor siempre es el de tu configuración: nadie puede timbrar a nombre de otro RFC desde tu cuenta. Cada CFDI timbrado o cancelado queda en la bitácora de auditoría. ### Las constancias solo se abren con sesión La constancia de situación fiscal que sube un cliente se abre desde el panel (pedido, ficha del cliente o solicitud) y solo para personas de tu empresa con permiso. Ya no existen links públicos directos al archivo: si guardaste uno viejo, ahora responde "no encontrado". Ábrela desde el panel. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/datos-fiscales-validos, https://vondi.tupla.dev/ayuda/iva-0-y-exentos, https://vondi.tupla.dev/ayuda/confirmar-que-no-se-timbro, https://vondi.tupla.dev/ayuda/facturacion ## Datos fiscales válidos: RFC, régimen y uso de CFDI URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/datos-fiscales-validos _Qué combinaciones acepta el CFDI 4.0, por qué desapareció el uso P01 y qué hacer cuando el sistema rechaza los datos del cliente._ El SAT rechaza una factura si los datos del cliente no son coherentes entre sí. Para que eso no pase a mitad del timbrado, Vondi revisa los datos del receptor antes de dejar la solicitud lista, y te dice exactamente qué corregir. ### Las reglas que se revisan - RFC de 12 caracteres = persona moral (empresa); de 13 = persona física. El régimen tiene que corresponder: por ejemplo, 605 (sueldos y salarios) solo aplica a personas físicas. - El uso de CFDI tiene que aplicar al tipo de persona y al régimen. Las deducciones personales (D01–D10) solo son para personas físicas. - RFC genérico (XAXX010101000 o XEXX010101000): solo con régimen 616 (sin obligaciones fiscales) y uso S01 (sin efectos fiscales). - Código postal fiscal de 5 dígitos y razón social tal como aparece en la constancia (sin "S.A. de C.V." de más ni de menos). En el link de pago y en el panel, las listas de régimen y uso solo ofrecen las opciones que aplican al RFC capturado. Si aun así llega una combinación inválida (por ejemplo desde una integración), se rechaza con un mensaje claro antes de llegar al SAT. > **El uso P01 "Por definir" ya no existe:** P01 no existe en CFDI 4.0, así que se quitó de todas las listas. Los clientes que lo tenían guardado ahora aparecen con el uso "Sin definir": elige el correcto (lo más común es G03, Gastos en general) antes de facturarles. **Me dice que el régimen no corresponde al RFC.** Revisa la constancia del cliente: el régimen debe ser uno de los que tiene registrados y debe aplicar a su tipo de persona. Subir la constancia en PDF evita errores de captura. **El cliente no tiene RFC o no quiere dar sus datos.** Se puede facturar a público en general con XAXX010101000, régimen 616 y uso S01. Ese CFDI no le sirve al cliente para deducir. **Ya se emitió la factura y el cliente quiere cambiar sus datos.** Una vez emitida (o mientras se está emitiendo) los datos fiscales de esa solicitud quedan bloqueados y el link del cliente ya no los deja cambiar. Si hace falta corregirla, revísalo con tu contador: cancelar un CFDI tiene reglas del SAT. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/facturacion-en-vondi, https://vondi.tupla.dev/ayuda/facturacion, https://vondi.tupla.dev/ayuda/iva-0-y-exentos ## IVA 0 %, exento y no objeto de impuesto URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/iva-0-y-exentos _Cómo se declara en el CFDI un producto cuando tu IVA es 0 %, y dónde se elige: Facturación → Configuración._ Si tu tasa de IVA es 0 % (por ejemplo, vendes alimentos básicos o medicinas), el CFDI tiene que decir de qué tipo de 0 % se trata. No es lo mismo tasa 0 % que exento o que no objeto de impuesto, y el SAT los trata distinto. Esto se elige una vez en Facturación → Configuración → Emisión de facturas, en el campo "Productos con IVA 0 %". | Opción | Cuándo aplica | Cómo sale en el CFDI | | --- | --- | --- | | IVA tasa 0 % (predeterminada) | Sí es objeto de impuesto y se traslada IVA al 0 %. Lo usual en alimentos y medicinas. | Objeto de impuesto 02 con IVA tasa 0. | | Exento | Es objeto de impuesto pero la ley lo exenta de IVA (por ejemplo colegiaturas o renta de casa habitación). | Objeto de impuesto 02, IVA exento; no se traslada IVA. | | No objeto de impuesto | La operación no causa IVA en absoluto. | Objeto de impuesto 01. | > **Importante:** Si no estás seguro de cuál te corresponde, pregúntale a tu contador antes de cambiarlo. El ajuste aplica a las facturas que se emitan después; las ya emitidas no cambian. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/facturacion-en-vondi, https://vondi.tupla.dev/ayuda/datos-de-la-empresa ## Factura con resultado incierto: "Confirmar que no se timbró" URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/confirmar-que-no-se-timbro _Por qué algunas solicitudes fallidas no se pueden reintentar de inmediato y cómo destrabarlas sin duplicar una factura._ A veces FiscalAPI no responde a tiempo o responde con un error del servidor. En ese caso no se sabe si el CFDI se alcanzó a timbrar o no. Si Vondi reintentara solo, podría emitirle al cliente dos facturas por la misma venta. Por eso esas solicitudes quedan como "Falló" con el motivo "Resultado incierto" y no se reintentan ni se emiten hasta que alguien lo revise. 1. En Facturación, abre la solicitud (menú → "Revisar si se timbró"). 2. Revisa en tu cuenta de FiscalAPI o en el portal del SAT si existe un CFDI para ese pedido. 3. Si sí existe, no emitas otra: regístralo con tu contador o cancélalo si corresponde. 4. Si no existe, da clic en "Confirmar que no se timbró" y confirma. Desde ese momento la solicitud se puede reintentar o emitir normalmente. > **Nota:** Solo un Propietario o Administrador puede confirmar que no se timbró, y la confirmación queda en la bitácora de auditoría. Los fallos con causa conocida (datos del cliente, configuración, límite de peticiones o rechazo definitivo) sí se pueden reintentar directamente después de corregirlos. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/facturacion-en-vondi --- # Envío a domicilio ## Configurar zonas de envío URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/zonas-de-envio _Cobra distinto según código postal, ciudad o estado del cliente: cómo crear una zona, cómo se elige cuál aplica, y qué es la zona catch-all._ Una zona de envío te deja cobrar distinto por la entrega a domicilio según en dónde viva el cliente. Por ejemplo, en una taquería que sí reparte a domicilio, puedes cobrar $30 de envío para las colonias del centro (cerca del local) y $80 para colonias más lejanas, en vez de cobrar siempre lo mismo sin importar la distancia. ### Cómo se define una zona Una zona cubre un área de una de estas tres formas (se pueden combinar), o de ninguna (la zona "catch-all"): - Por polígono en el mapa: dibujas el área directamente sobre el mapa (clic para poner cada esquina, arrastra una esquina para moverla). La zona aplica si la ubicación del cliente cae dentro del área. Sirve cuando el cliente comparte su ubicación por WhatsApp o cuando quieres cobrar por distancia real y no por código postal. - Por códigos postales: una lista de códigos separados por coma o espacio, por ejemplo "06000, 06010, 06020". La zona aplica si el código postal del cliente es exactamente uno de esos. - Por estado y ciudad, juntos: escribe el estado (por ejemplo "JAL", "CDMX" o "NL") y un patrón de ciudad (por ejemplo "Guadalajara" o "Zapopan"). La zona aplica si el estado coincide y la ciudad del cliente contiene ese patrón. - Sin polígono, sin códigos postales, sin ciudad y sin estado: es la zona catch-all. Aplica a todas las direcciones que no encajaron en otra zona. Solo puede haber una. ### Dibujar una zona en el mapa 1. En la ventana de la zona, pulsa "Dibujar" y haz clic en el mapa en cada esquina del área (mínimo tres). El área se cierra sola. 2. Arrastra una esquina para ajustarla. "Deshacer" quita la última esquina; "Borrar" empieza de cero. 3. Elige un color para distinguir la zona en el mapa general. 4. Guarda. Puedes combinar el polígono con códigos postales: si el cliente comparte ubicación se usa el polígono; si solo da código postal, se usan los códigos. > **Prueba antes de confiar:** En Admin → Envío a domicilio hay un probador: escribe un código postal o haz clic en el mapa para soltar un pin, y verás qué zona aplica, a qué precio y por qué criterio (polígono, código postal, ciudad, catch-all o envío fijo). > **El estado solo no basta:** Una zona con estado pero sin patrón de ciudad no se aplica nunca: ni coincide por ciudad ni cuenta como catch-all. Si quieres cubrir todo un estado, usa sus códigos postales, o llena estado y ciudad para cada ciudad que te interese. Además, cada zona tiene: nombre ("Centro", "Zona metropolitana", "Foráneo"), precio del envío en pesos, pedido mínimo (opcional), orden de evaluación, notas internas y la casilla "Activa". > **El pedido mínimo es una referencia:** Por ahora, el pedido mínimo se guarda como referencia para tu equipo, pero el sistema no lo aplica solo al calcular el envío. Si tienes una regla como "envío gratis arriba de $500", escríbela también en las Reglas adicionales del agente. > **Nota:** El orden de evaluación importa cuando dos zonas podrían aplicar a la misma dirección: un número menor se revisa primero. Si dos zonas tienen el mismo código postal, gana la de número menor. ### Cómo se elige la zona de un cliente 1. Si el cliente compartió su ubicación (o tu equipo soltó un pin), primero se busca una zona activa cuyo polígono contenga ese punto. Si varias lo contienen, gana la de menor orden de evaluación. 2. Después se busca una zona activa que tenga el código postal del cliente. 3. Si no hay, se busca una zona con el mismo estado y un patrón de ciudad que aparezca en la ciudad del cliente. 4. Si no hay, se usa la zona catch-all. 5. Si tampoco hay catch-all (o no tienes ninguna zona activa), se cobra el "Envío fijo" de Admin → Empresa. El agente pide código postal, ciudad y estado antes de calcular el envío (si tienes activado "Pedir dirección antes de cotizar a domicilio"). Con esos datos resuelve la zona y ajusta el total de la cotización. ### Crear o editar una zona 1. Ve a Admin → Envío a domicilio. 2. Pulsa "Nueva zona" (o el ícono de editar sobre una zona que ya existe). 3. Escribe el nombre de la zona. 4. Pon el precio del envío para esa zona, en pesos mexicanos. 5. Define el área: llena códigos postales, o estado y patrón de ciudad juntos. Si dejas los tres vacíos, esa zona se vuelve la catch-all (solo puede haber una). 6. Opcional: pon un pedido mínimo para esa zona, un orden de evaluación, y notas internas. 7. Deja marcada la casilla "Activa" si quieres que el sistema ya la use; desmárcala si la quieres guardar pero todavía no aplicarla. 8. Guarda con "Crear zona" (o "Guardar cambios" si estabas editando una existente). > **Importante:** Solo puede existir una zona catch-all por empresa. Si ya tienes una y tratas de crear o editar otra zona dejando vacíos los tres campos de área (códigos postales, ciudad y estado), el sistema rechaza el intento — tienes que elegir un área específica para la nueva zona, o borrar primero la catch-all que ya existe si en verdad quieres reemplazarla. > **Importante:** Si eliminas una zona, las direcciones que antes caían en ella no se quedan sin precio de envío: automáticamente empiezan a usar el envío fijo estándar de tu empresa (o la zona catch-all, si tienes una). Antes de eliminar una zona que está en uso, piensa si en realidad quieres desactivarla (dejarla pero sin que aplique) en vez de borrarla del todo — desactivar es reversible con un clic, borrar no. Sugerencia práctica: crea primero las zonas específicas por código postal para tus zonas más comunes (por ejemplo "Centro CDMX" con los códigos postales del 06000 al 06099), y deja una zona catch-all al final como precio por defecto para todo lo demás que no listaste una por una. > **Nota:** Cada cambio de precio o zona queda en la bitácora de auditoría, por si un cliente reclama lo que se le cobró de envío. > **Nota:** ¿Qué es la "bitácora de auditoría"? Es un registro interno de quién cambió qué y cuándo, dentro del sistema — como una libreta que anota automáticamente cada modificación. No la edita nadie a mano; sirve para que, si un cliente dice "a mí me cobraron $50 de envío la semana pasada y ahora me quieren cobrar $80", puedas revisar exactamente cuándo cambió el precio de esa zona y quién lo hizo, en vez de tener que confiar en la memoria de alguien. ## Preguntas frecuentes: envío a domicilio URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-envios _Por qué se cobró cierto envío, cómo ofrecer envío gratis y cómo trabaja el agente con las zonas._ **¿Cómo ofrezco envío gratis?** Crea una zona con precio 0.00 para el área donde el envío es gratis. Si quieres envío gratis solo a partir de cierto monto, escríbelo en las Reglas adicionales del agente: el pedido mínimo de una zona por ahora es solo una referencia y no se aplica solo. **Al cliente se le cobró un envío que no esperaba.** Revisa qué zona coincidió con su dirección: primero se busca por código postal, luego por estado y ciudad juntos, luego la zona catch-all y al final el envío fijo. Revisa también que la zona que esperabas esté activa. **¿El agente pregunta la dirección?** Sí, si tienes activado "Pedir dirección antes de cotizar a domicilio" en la configuración del agente. Pregunta código postal, ciudad y estado y aplica tus zonas. Si está apagado, usa el envío fijo. **Mi negocio no hace envíos.** En la configuración del agente, pon "Entrega por defecto" en recoger en tienda y escribe en Reglas adicionales algo como "No hacemos envíos a domicilio". **El cliente mandó su ubicación de WhatsApp.** Si tienes zonas dibujadas en el mapa, la ubicación basta: el agente la usa para encontrar la zona cuyo polígono la contiene y ya no pide el código postal para el envío (solo calle y número para entregar). Si la ubicación no cae en ningún polígono, el agente pide código postal, ciudad y estado como antes. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/zonas-de-envio, https://vondi.tupla.dev/ayuda/datos-de-la-empresa --- # WhatsApp y conversaciones ## Conectar WhatsApp URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/conectar-whatsapp _Vincula un número real de WhatsApp a tu negocio: por Evolution (con un código QR, en minutos) o por Meta (API oficial). También cómo desconectarlo._ "Conectar WhatsApp" es vincular un número real de WhatsApp a tu negocio. Un número vinculado se llama "canal". Sin canal, ningún mensaje de WhatsApp entra al panel: tus clientes seguirían escribiendo a un número normal y ni el agente ni tu equipo lo verían. | | Evolution (QR) | Meta (API oficial) | | --- | --- | --- | | Qué necesitas | El celular con WhatsApp del número que vas a conectar. | Una cuenta de WhatsApp Business API ya aprobada por Meta, con su token y el ID del número. | | Cuánto tarda | Unos minutos. | Lo que tarde Meta en aprobarte (el panel no hace ese trámite). | | Notas de voz, fotos y videos | Sí, el agente los recibe. | Por ahora el agente recibe solo texto. | | Ideal para | Empezar ya con tu número de siempre. | Negocios que ya trabajan con la API oficial de Meta. | ### Conectar con Evolution (código QR) El sistema crea solo la "instancia" (el nombre técnico de la conexión entre tu número y el panel) y configura solo el aviso por el que llegan los mensajes. No copias ninguna clave a mano. 1. Ve a Canales y da clic en "Conectar canal", arriba a la derecha. 2. En "¿Cómo quieres conectar tu WhatsApp?", elige "WhatsApp (Evolution) — Alta con QR". 3. Si quieres, escribe el número que vas a usar, con código de país. Es opcional: se completa solo al escanear. 4. Da clic en "Generar QR". Aparece un código QR. 5. En el celular de ese número, abre WhatsApp → Ajustes → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo. 6. Apunta la cámara al QR de la pantalla. 7. Espera unos segundos. La pantalla muestra "Canal listo y conectado" y el número queda como "Conectado" en la tabla. > **Nota:** El QR cambia más o menos cada 60 segundos si no lo escaneas. La página lo actualiza sola; no hace falta recargar. > **Mantén el celular con internet:** Con Evolution, tu número funciona como WhatsApp Web: el celular debe tener batería e internet de vez en cuando. Si cierras sesión de ese dispositivo desde el celular, el canal se desconecta y tienes que volver a escanear. ### Conectar con Meta (API oficial) 1. Ve a Canales → "Conectar canal" y elige "WhatsApp (Meta) — API oficial". 2. Escribe el número en formato internacional, por ejemplo +5215500000000. 3. Pega el "Token de acceso" y el "ID del número (Phone number ID)" que te dio Meta. 4. Da clic en "Conectar". > **El token no se vuelve a mostrar:** Las credenciales se guardan cifradas y nadie las vuelve a ver en pantalla. Para cambiarlas, genera un token nuevo en Meta y vuelve a conectar el canal. ### Estados de un canal | Estado | Qué significa | | --- | --- | | Conectado | Funciona: recibe y manda mensajes. | | Esperando confirmación | Se creó, pero falta escanear el QR o todavía no llega el primer aviso de WhatsApp. | | Con error | Algo falló (por ejemplo, se cerró la sesión en el celular). Pasa el cursor para ver el motivo y vuelve a conectarlo. | | Desconectado | Está apagado. No recibe ni manda mensajes. | ### Desconectar un canal En la tabla de Canales, abre el menú de acciones del número y elige "Desconectar". El canal deja de mandar y recibir mensajes hasta que lo vuelvas a conectar. Las conversaciones anteriores se conservan. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/bandeja-de-conversaciones, https://vondi.tupla.dev/ayuda/el-agente-automatico, https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-whatsapp ## Bandeja de conversaciones URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/bandeja-de-conversaciones _Filtrar y buscar conversaciones, tomar una para atenderla tú, contestar con texto, audio o archivos, cotizar sin salir del chat, transferir y devolver al agente._ Conversaciones es la bandeja de entrada de WhatsApp. Cada conversación (también la llamamos "hilo") es el chat completo con un cliente, con todos sus mensajes en orden. En todo momento una conversación la lleva el agente o una persona de tu equipo, nunca los dos a la vez. ### Lo que ves en pantalla - Arriba, un resumen: conversaciones abiertas, sin responder (el último mensaje es del cliente y nadie contestó), con una persona, de hoy, y cuánto lleva esperando la más antigua. - A la izquierda, la lista de conversaciones. Las que esperan respuesta se marcan. - Al centro, los mensajes de la conversación que elegiste. - A la derecha, la ficha del cliente: sus datos, el estado y quién atiende la conversación, sus etiquetas y pestañas de Notas, Compras, Pagos, Actividad y Tickets (otras conversaciones). ### Buscar y filtrar Usa el buscador de la lista (o la tecla /). Con el selector de estado y "Más filtros" puedes filtrar por quién atiende (Con el agente / Con una persona), canal, periodo (hoy, 7 días, 30 días, todo) y etiquetas. Puedes elegir varias etiquetas a la vez: aparecen las conversaciones que tengan cualquiera de ellas. El número junto a "Más filtros" dice cuántos filtros extra tienes activos. | Estado | Qué significa | | --- | --- | | Abierta | Conversación en curso, con el agente o con una persona. | | Escalada | Pasó a una persona. Puede estar asignada a alguien o esperando en la cola. | | Cerrada | Terminó. Si el cliente vuelve a escribir, se reabre sola. | ### Tomar una conversación Da clic en "Tomar la conversación". Desde ese momento el agente deja de contestar ahí y tú escribes. Úsalo, por ejemplo, cuando un cliente pide hablar contigo por una queja o un pedido especial. ### Contestar - Texto: escribe abajo y presiona Enter. Shift + Enter hace un salto de línea. - Emojis: con el botón de emoji. - Nota de voz: con el botón del micrófono. Vuelve a dar clic para detener y enviar. - Archivos: con el botón de adjuntar (clip), arrastrándolos a la conversación o pegando una imagen (Ctrl + V). Acepta fotos, audios, videos, PDF, Word y Excel, de hasta 25 MB cada uno. > **Nota:** Si tu empresa activó la revisión de respuestas del equipo, un mensaje ofensivo o con una promesa que no puedes cumplir se puede bloquear antes de salir. Verás el motivo para que lo reescribas. ### Cotizar sin salir del chat 1. En el panel del cliente (derecha), da clic en "Cotizar rápido". 2. Busca productos y agrega las variantes con su cantidad. 3. Confirma. La cotización se crea y el link se manda al cliente en el mismo chat. > **Importante:** Para cotizar, la conversación necesita una ficha de cliente vinculada. Si ves "Vincula una ficha de cliente para poder cotizarle", primero vincula o crea la ficha desde el panel del cliente. ### Transferir, devolver al agente y cerrar - Transferir a una persona: le pasas la conversación a otro miembro del equipo marcado como "Agente WhatsApp activo" en Admin → Usuarios. El agente sigue sin contestar. - Devolver al bot: sueltas la conversación y el bot vuelve a contestar. Útil cuando ya resolviste lo que necesitaba una persona. - Resolver conversación: la saca de pendientes y libera la asignación. Si el cliente vuelve a escribir, se reabre sola. Para escribirle tú a una resuelta, primero dale "Reabrir". ### Etiquetas, ficha del cliente y notas internas Las etiquetas (por ejemplo "mayoreo" o "urgente") se agregan desde el encabezado o desde la ficha del panel derecho; una conversación puede tener varias y cada una se muestra con su color. Sirven para filtrar la bandeja (varias a la vez) y para las acciones en lote. - Ficha del cliente: nombre y contacto (editables si tienes permiso), estado de la conversación, quién la atiende, prioridad y tiempos. - Notas: notas internas sobre el cliente o la conversación, con autor y fecha. Ejemplo: "Ya le prometí el descuento de temporada, no se lo cobren completo". - Compras y Pagos: sus cotizaciones, pedidos y cobros, con enlace al detalle. - Actividad: lo que ha pasado con ese cliente, en orden. - Tickets: sus otras conversaciones. > **Nota:** El cliente nunca ve etiquetas, notas ni la ficha: son solo para tu equipo. ### Atajos de teclado | Tecla | Qué hace | | --- | --- | | ↑ / ↓ | Moverse entre conversaciones de la lista. | | Enter | Abrir la conversación seleccionada, o enviar un mensaje. | | Inicio / Fin | Ir a la primera o última conversación. | | x | Marcar o desmarcar la conversación enfocada (para acciones en lote). | | / o Ctrl/Cmd + K | Buscar (en la bandeja). En el redactor, / abre las respuestas rápidas. | | Ctrl/Cmd + Enter | Enviar. | | Ctrl/Cmd + Shift + R | Resolver la conversación abierta (o reabrirla si estaba resuelta). | | Ctrl/Cmd + Shift + P | Marcar o quitar "pendiente". | | Ctrl/Cmd + Shift + T | Tomar la conversación abierta. | | Esc | Volver a la bandeja, o quitar la selección en lote. | Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/mesa-de-ayuda, https://vondi.tupla.dev/ayuda/el-agente-automatico, https://vondi.tupla.dev/ayuda/conectar-whatsapp, https://vondi.tupla.dev/ayuda/fotos-audio-y-video ## Mesa de ayuda: tickets, prioridades y respuestas rápidas URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/mesa-de-ayuda _Cómo usar la bandeja como mesa de ayuda: estados de ticket, prioridad, vistas guardadas, acciones en lote, indicadores de tiempo de respuesta y respuestas rápidas con /atajo._ Cada conversación de WhatsApp funciona como un ticket de soporte: tiene un estado, una prioridad, una persona (o el bot) que la atiende, etiquetas y tiempos medidos. Nada de esto lo ve el cliente; es para organizar el trabajo del equipo. ### Estados del ticket | Estado | Qué significa | Cómo cambia | | --- | --- | --- | | Abierta | Hay trabajo por hacer. La atiende el bot o una persona. | Es el estado inicial y al que vuelve cuando el cliente escribe. | | Pendiente | Ustedes ya contestaron y esperan algo del cliente (un dato, un pago, una confirmación). Sale de "Sin responder". | Botón del reloj de arena en el encabezado, o Ctrl/Cmd + Shift + P. Se quita sola cuando el cliente escribe. | | Resuelta | Terminó. Se libera la asignación y el bot vuelve a estar a cargo si el cliente regresa. | Botón de palomita ("Resolver"), Ctrl/Cmd + Shift + R, o el autocierre por inactividad. Se reabre sola si el cliente escribe. | > **Nota:** "Escalada" no es un estado de ticket sino de atención: indica que la conversación pasó del bot a una persona. Una conversación abierta puede estar con el bot, con una persona, o sin asignar. ### Prioridad Baja, Normal, Alta o Urgente. Se cambia desde la insignia de prioridad en el encabezado de la conversación o desde la tarjeta "Ticket" del panel derecho. Las urgentes llevan una franja roja en la lista, y el orden "Prioridad (urgente primero)" las sube arriba de todo. Cada cambio queda en la bitácora (Admin → Auditoría). ### Vistas guardadas | Vista | Qué muestra | | --- | --- | | Bandeja | Todas las conversaciones. | | Mías | Las asignadas a ti. | | Sin asignar | Escaladas a una persona pero sin dueño: alguien tiene que tomarlas. | | Esperando | El último mensaje es del cliente y nadie ha contestado. | | Pendientes | Marcadas como pendientes del cliente. | | Resueltas | Cerradas, a mano o por inactividad. | | Por agente | Reparto por persona, con cuántos hilos lleva cada quien. | Encima de cada vista aplican los filtros: estado, prioridad, quién atiende, canal, periodo, etiqueta y "solo sin responder". Los filtros activos se ven como fichas con una × para quitarlos, y todo viaja en la dirección de la página: puedes copiar el link y compartirlo. ### Indicadores de tiempo (SLA) - Esperando X: cuánto lleva el cliente sin respuesta. Ámbar antes de 1 hora, rojo después. - 1.ª resp. X: cuánto tardó la primera respuesta de una persona desde que la conversación pasó a la cola humana. Verde si fue en menos de 15 minutos, ámbar antes de 1 hora, rojo después. - Pasa el mouse sobre cualquiera para ver la explicación. Los promedios y medianas por agente están en el Reporte de atención. ### Acciones en lote 1. Marca las casillas de las conversaciones (o presiona x con una fila enfocada; la casilla del encabezado marca toda la página). 2. Arriba aparece la barra de acciones: Asignar a alguien, Prioridad, Etiquetar, Pendiente, Resolver, Reabrir o Devolver al bot. 3. Si alguna no se pudo (por ejemplo, ya estaba resuelta), te lo dice y las demás sí se aplican. ### Respuestas rápidas Son textos listos que todo el equipo comparte, como "/horario" con el horario de atención o "/gracias" para cerrar. En el redactor escribe / al inicio del mensaje: aparece la lista, filtra por atajo o título, elige con las flechas y presiona Enter para insertar el texto. Puedes editarlo antes de enviar. 1. En el redactor da clic en "Rápidas" (o escribe / y elige "Administrar"). 2. Crea una nueva: atajo (sin espacios ni /), título y el texto que se enviará. 3. Edita o elimina las existentes desde la misma hoja. Se necesita permiso para contestar conversaciones. ### Bot y persona: quién contesta - Tomar conversación: se asigna a ti y el bot deja de contestar en ese hilo. - Devolver al bot: el bot vuelve a contestar y se suelta la asignación. - Soltar a la cola: sigue con personas pero sin dueño, para que otro la tome. - Asignar a…: se la pasas a un compañero marcado como agente. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/bandeja-de-conversaciones, https://vondi.tupla.dev/ayuda/el-agente-automatico, https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-whatsapp ## Notas de voz, fotos y videos en WhatsApp URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/fotos-audio-y-video _Qué pasa cuando un cliente manda audio, foto, video, ubicación o un documento, cuáles son los límites y qué hacer si el agente no contesta._ Muchos clientes prefieren mandar un audio o una foto en lugar de escribir. El agente entiende casi todo, con algunos límites. Esto aplica a números conectados por Evolution (QR). | El cliente manda | Qué pasa | Límite | | --- | --- | --- | | Nota de voz | Se convierte en texto. En la bandeja ves el texto del audio, y el agente contesta como si fuera un mensaje escrito. | Hasta 8 MB (varios minutos de audio). | | Foto | El agente la mira. Si trae texto al pie, también lo lee. | Hasta 5 MB. | | Video | El agente lo mira, si el modelo configurado puede ver video. Si no puede, le pide al cliente que lo describa o mande una foto. | Hasta 50 MB. | | Ubicación | El agente la usa como referencia, pero pide código postal, ciudad y estado para calcular el envío. | — | | Documento (PDF, Word…) o sticker | Por ahora no se procesa: el agente no lo lee ni contesta a ese mensaje. | — | > **Ejemplos reales:** Un cliente de una ferretería manda foto de una pieza rota: "¿tienen esta?". El agente mira la foto y busca algo parecido en tu catálogo. Un cliente de una papelería manda foto de la lista de útiles escrita a mano: el agente la lee y cotiza lo que tienes. ### Videos y el modelo del agente Ver un video depende del modelo elegido en Consola del agente → General → Modelo. Los modelos que entienden video pueden revisar lo que muestra el cliente (por ejemplo, un aparato que hace un ruido raro). Si el modelo no entiende video, el agente no se queda callado: le pide al cliente que lo describa con palabras o que mande una foto. Revisar un video tarda más que un mensaje de texto; es normal que la respuesta tarde unos segundos extra. ### Facturas por WhatsApp Como el agente no lee documentos enviados por WhatsApp, la constancia de situación fiscal no se manda como archivo en el chat. El agente le pide al cliente que la suba en su link de pago (sección "¿Necesitas factura?"), o que comparta un enlace público a su PDF. Si el cliente no la tiene, el agente le pide los datos uno por uno. **Un cliente mandó un audio y el agente no contestó.** Si el audio no se pudo convertir en texto (por ejemplo, solo había ruido o pesaba más de 8 MB), el mensaje se descarta y el agente no contesta. Pide al cliente que lo repita o que escriba. **El cliente mandó una foto muy pesada y no hubo respuesta.** Las fotos de más de 5 MB y los videos de más de 50 MB no se procesan. Pide al cliente que la mande otra vez desde WhatsApp normal (WhatsApp suele comprimir las fotos) o un video más corto. **¿Mi equipo puede mandar fotos, audios o PDF al cliente?** Sí. Desde la bandeja, una persona puede adjuntar archivos de hasta 25 MB y grabar notas de voz. Ver "Bandeja de conversaciones". **Uso Meta. ¿Por qué el agente no ve las fotos?** Por ahora, en números conectados por Meta el agente recibe solo texto. Si necesitas fotos, audios y videos, conecta el número por Evolution. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/el-agente-automatico, https://vondi.tupla.dev/ayuda/configurar-el-agente, https://vondi.tupla.dev/ayuda/facturacion ## Preguntas frecuentes: WhatsApp URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-whatsapp _Problemas comunes con la conexión de WhatsApp y la bandeja de conversaciones._ **Escaneé el QR pero el canal sigue en "Esperando confirmación".** Espera unos segundos: la página se actualiza sola. Si pasa más de un minuto, cierra la ventana y repite "Conectar canal". Revisa que escaneaste desde el celular del número correcto y que tenga internet. **Mis clientes escriben pero no aparece nada en Conversaciones.** Revisa en Canales que el número esté "Conectado". Si dice "Con error" o "Desconectado", vuelve a conectarlo. Con Evolution, revisa que el dispositivo siga vinculado en el celular (WhatsApp → Dispositivos vinculados). **El canal dice "Conectado" pero ya no entran mensajes nuevos (Evolution).** Por seguridad, Vondi rechaza los avisos de WhatsApp que no traen el secreto de su conexión. Las conexiones de Evolution muy antiguas, creadas antes de que existiera ese secreto, dejan de recibir mensajes hasta que se reapunta el webhook con un secreto nuevo ("Reapuntar webhook"). Escribe a hola@tupla.dev para que lo hagamos por ti. Si cambió la dirección pública del servidor, usa "Actualizar webhook en Evolution" en el menú del canal. **¿El cliente se da cuenta de que habla con un bot?** El agente se presenta con el nombre que le diste en su configuración. Cuando una persona toma la conversación, el cliente sigue en el mismo chat y con el mismo número. **Tomé una conversación y ahora el agente no contesta nada.** Es lo esperado: mientras una persona la atiende, el agente no contesta. Cuando termines, dale "Devolver al bot" o resuelve la conversación. **No puedo transferir una conversación a un compañero.** Solo aparecen las personas marcadas como "Agente WhatsApp activo" en Admin → Usuarios. Pide que marquen esa casilla para tu compañero. **WhatsApp no aceptó mi mensaje.** Primero revisa que el canal siga "Conectado". En números de Meta hay además una regla de WhatsApp: si el cliente no ha escrito en las últimas 24 horas, solo se le puede mandar una plantilla aprobada. Espera a que el cliente escriba o usa una plantilla. **¿Puedo conectar varios números?** Sí. Cada número es un canal distinto y todos llegan a la misma bandeja. Usa el filtro de canal para separarlos. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/conectar-whatsapp, https://vondi.tupla.dev/ayuda/bandeja-de-conversaciones, https://vondi.tupla.dev/ayuda/plantillas-de-whatsapp --- # Agente IA ## Qué hace el agente automático URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/el-agente-automatico _Cotiza con el catálogo real, nunca inventa precios ni existencias, entiende texto, notas de voz, fotos y videos, y sabe cuándo pasarte la conversación._ El agente es el programa que contesta por WhatsApp cuando nadie de tu equipo ha tomado la conversación. No es una persona: es un sistema de inteligencia artificial que lee tu catálogo y la información de tu negocio, y responde a cualquier hora. ### Qué puede hacer - Buscar productos en tu catálogo y decir precio y existencia reales. - Armar un carrito, calcular el total con IVA y envío, y emitir una cotización. - Revisar si la dirección del cliente cae en una de tus zonas de envío. - Convertir la cotización en pedido y mandar el link de pago. - Decirle al cliente en qué estado va su pedido. - Reconocer a un cliente que ya te compró y ver sus compras anteriores (si lo tienes activado). - Registrar una solicitud de factura con la constancia de situación fiscal o con los datos dictados. - Contestar preguntas del negocio (horarios, dirección, formas de pago, políticas) con lo que cargaste en Consola del agente → Conocimiento. - Pasar la conversación a una persona cuando hace falta. ### Qué tipo de mensajes entiende | El cliente manda… | Qué hace el agente | | --- | --- | | Texto | Lo lee y contesta. | | Nota de voz | La convierte a texto (transcripción) y contesta como si fuera un mensaje escrito. | | Foto | La mira. Sirve para "¿tienen algo como esto?" o para leer una lista escrita a mano. | | Video | Lo mira, si el modelo elegido puede ver video. Si no puede, le pide al cliente que lo describa o mande una foto. | | Ubicación | La toma como referencia, pero pide código postal, ciudad y estado para calcular el envío. | > **Por qué importa que no invente:** Si el agente contestara con precios que se le ocurren, un cliente podría comprar algo que ya no tienes o a un precio que nunca autorizaste. Por eso consulta el catálogo en cada respuesta, en vez de recordar un precio de una conversación anterior. ### Cuándo pasa la conversación a una persona - El cliente pide hablar con alguien. - El cliente se queja o está molesto. - El cliente pide un precio especial, un descuento fuera de lo normal o crédito. - El cliente escribe una de las "Palabras que pasan a una persona" que configuraste (por ejemplo "asesor"). - El agente no puede resolver algo después de intentarlo. Cuando eso pasa, la conversación cambia a "Escalada" en Conversaciones y el agente deja de contestar ahí. Cualquier persona de tu equipo puede tomarla. Un tropiezo técnico aislado no provoca que escale: primero reintenta. > **Pruébalo sin riesgo:** En "Chat con el agente" hablas con el mismo agente que atiende WhatsApp, pero en una conversación de prueba. Ahí puedes equivocarte todo lo que quieras. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/configurar-el-agente, https://vondi.tupla.dev/ayuda/conocimiento-del-agente, https://vondi.tupla.dev/ayuda/chat-de-prueba, https://vondi.tupla.dev/ayuda/fotos-audio-y-video ## Configurar el agente URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/configurar-el-agente _Nombre, tono, estilo de venta, reglas, palabras que escalan, modelo, WhatsApp y atención humana: qué hace cada ajuste de Consola del agente → General._ Todo lo que cambia la forma de ser del agente está en Consola del agente → pestaña General → "Configuración del agente". Cada campo tiene un ícono de información: pasa el cursor (o toca en el celular) para ver qué hace. Al terminar, da clic en "Guardar cambios". El siguiente mensaje que conteste el agente ya usa la configuración nueva. ### Atajo: Crear bot con IA 1. En la parte de arriba de la configuración, da clic en "Crear bot con IA". 2. En "Cuéntame de tu negocio" describe tu negocio en tus palabras: qué vendes, dónde, horarios, si haces envíos y cómo quieres que suene el bot. Mínimo 20 caracteres; entre más detalle, mejor. Hay ejemplos (Papelería, Pinturería, Servicio técnico) para inspirarte. 3. Da clic en "Generar borrador". Espera unos segundos. 4. Revisa "Entendí esto de tu negocio": identidad y tono, reglas extra, temas que no toca, palabras que escalan a humano y el archivo de conocimiento. Puedes editar el texto del conocimiento antes de aplicar. 5. Da clic en "Aplicar". Nada se guarda hasta ese momento. ### Identidad | Campo | Qué hace | | --- | --- | | Nombre del agente | Cómo se presenta y firma. Ejemplo: "Sofi". | | Nombre del negocio | El nombre comercial que menciona al presentarse y al cotizar. | | Tono | Cómo suena. Ejemplo: "cercano, breve, sin tecnicismos". Define el estilo, no lo que puede hacer. | | Saludo inicial | Una sugerencia para el primer mensaje de cada conversación. Vacío: improvisa uno con su nombre. | | Idioma y Moneda | Por ahora, español y pesos mexicanos. | | Usar emojis | Apagado: no usa emojis. Encendido: máximo uno por mensaje. | ### Comportamiento comercial | Campo | Qué hace | | --- | --- | | Estilo de venta | Cerrador: cada mensaje propone el siguiente paso de compra. Consultivo: pregunta y entiende antes de recomendar. Informativo: responde completo y no presiona. | | Pedir nombre antes de cotizar | Siempre activo; no se puede apagar. Mantiene completa tu lista de clientes. | | Pedir correo antes de cotizar | Lo pide una vez para mandar el PDF de la cotización y lo guarda en la ficha. | | Reconocer clientes recurrentes | Busca compras anteriores por el teléfono del cliente para no volver a pedir nombre y correo. | | Máx. opciones por mensaje | Cuántos productos lista por respuesta antes de ofrecer ver más (1 a 10). Menos = mensajes más cortos. | | Entrega por defecto | Si el agente asume recoger en tienda o envío a domicilio cuando el cliente no lo dice. | | Pedir dirección antes de cotizar a domicilio | Pregunta código postal, ciudad y estado y usa tus zonas de envío. Apagado: usa el envío fijo sin preguntar. | ### Cobro Decide qué hace el agente cuando el cliente confirma. Cambia el flujo del bot y también el enlace público de la cotización. | Modo | Qué hace | | --- | --- | | Solo cotizar | Manda la cotización (enlace y PDF) y nunca un link de pago. El enlace de la cotización tampoco muestra el botón de pagar. El cobro lo acuerdas tú: transferencia, crédito, contraentrega. Cierra con el "Mensaje de seguimiento" que escribas (o uno de fábrica). | | Cotizar y cobrar | El de siempre: cotización, PDF y link de pago en el mismo mensaje. El cliente paga desde el chat o desde el enlace de la cotización. | | Cobrar primero | Salta la cotización: después de un "sí" claro, manda el link de pago. Útil para comida para llevar o recargas. | | Mensaje de seguimiento | Solo en "Solo cotizar": lo que el bot dice en lugar del link de pago. Explica quién contacta al cliente y cómo se paga. | ### Reglas del negocio - Reglas adicionales: instrucciones en lenguaje normal, una por renglón. Ejemplo: "Nunca ofrezcas envío gratis" o "No prometas fechas de entrega exactas". Tienen prioridad sobre las reglas base. - Temas que no toca: temas de los que no debe hablar (por ejemplo "precios de la competencia, política"). Si el cliente los menciona, dice que no puede ayudar y ofrece pasar a una persona. - Palabras que pasan a una persona: si el cliente escribe alguna (por ejemplo "humano, asesor"), el agente transfiere la conversación sin discutir. Separadas por coma, hasta 30 palabras. ### Modelo | Campo | Qué hace | | --- | --- | | Modelo conversacional | El modelo de inteligencia artificial que escribe las respuestas y usa las herramientas. Cambiarlo cambia costo y calidad. Solo aparecen modelos que pueden usar herramientas. | | Versión del prompt | Las reglas base del agente vienen en versiones numeradas. "latest" usa siempre la más reciente; fijar una deja tu negocio en esa versión. | | Temperatura | Entre 0 y 1.5. Bajo = respuestas más parecidas entre sí; alto = más variadas. | | Máx. tokens por respuesta | Entre 64 y 4000. Limita el largo de cada respuesta. Más tokens = respuestas más largas y más costo. | | OpenRouter API key propia | Opcional. Con tu propia key, el consumo se cobra a tu cuenta de OpenRouter. No se vuelve a mostrar después de guardarla. | > **El modelo decide si el agente puede ver videos:** No todos los modelos entienden video. Si eliges uno que no puede, el agente le pide al cliente que describa el video o mande una foto. Las fotos las entienden la mayoría de los modelos recomendados. ### Canal y WhatsApp - Formato plano para WhatsApp: quita títulos y viñetas que WhatsApp no muestra bien y convierte negritas al formato de WhatsApp. Recomendado. - Respuesta automática activa: si lo apagas, el agente guarda los mensajes pero no contesta; tu equipo los atiende. Útil para pausar el bot sin perder historial. ### Atención humana - Revisar las respuestas del equipo antes de enviarlas: un modelo pequeño revisa lo que escribe una persona desde la bandeja y detecta insultos, amenazas, discriminación, contenido sexual, fuga de información interna o promesas que no puedes cumplir. Viene apagado porque cuesta una consulta al modelo por cada mensaje. - Si el mensaje se marca: "Bloquear el envío y pedir que se reescriba" (no sale nada y se muestra el motivo) o "Enviar de todos modos y dejar la advertencia en el hilo". - Cerrar la conversación sola tras un rato sin mensajes: si lo activas, eliges el "Tiempo sin mensajes" con un número y una unidad, sin espacios: 30m (minutos), 2h (horas) o 1d (días). Mínimo 30s, máximo 30d. Apagado: las conversaciones solo se cierran a mano. > **Nota:** Cerrar una conversación no borra nada. Si el cliente vuelve a escribir, la conversación se reabre con todo su historial. ### Restablecer todo El botón "Restablecer todo" borra todos los ajustes del panel (incluida tu OpenRouter key, si la guardaste) y el agente vuelve a los valores predeterminados. Te pide confirmar. Úsalo solo si quieres empezar de cero. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/conocimiento-del-agente, https://vondi.tupla.dev/ayuda/chat-de-prueba, https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-agente ## Conocimiento, aprendizaje y herramientas del agente URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/conocimiento-del-agente _Cómo enseñarle al agente horarios, políticas y preguntas frecuentes (con archivos o con una página web), cómo aprobar lo que aprende y qué acciones puede hacer._ Consola del agente tiene cuatro pestañas: General (configuración y estado), Conocimiento (lo que sabe de tu negocio), Aprendizaje (preguntas que no supo contestar) y Herramientas (las acciones que puede hacer). Arriba ves si el agente y su conexión con tu catálogo están funcionando. ### Qué es el conocimiento El catálogo le dice al agente qué vendes y a qué precio. El conocimiento le dice todo lo demás: horarios, dirección, formas de pago, tiempos de entrega, políticas de cambio, garantías y preguntas frecuentes. Cuando un cliente pregunta "¿abren el domingo?", el agente busca la respuesta en el conocimiento. ### Agregar conocimiento con un archivo 1. Escribe la información en un archivo de texto con extensión .md (Markdown). Puedes usar el Bloc de notas: escribe títulos empezando la línea con # y guarda el archivo como "horarios.md". 2. En Consola del agente → Conocimiento, da clic en "Subir Markdown" y elige el archivo. 3. El documento aparece en la lista "Documentos" y el agente empieza a usarlo. ``` # Horarios Lunes a viernes de 9:00 a 18:00. Sábados de 9:00 a 14:00. Domingos cerrado. # Formas de pago Tarjeta o efectivo en tiendas de conveniencia, desde el link de pago. # Cambios y devoluciones Aceptamos cambios dentro de 7 días con ticket y el producto sin usar. ``` ### Agregar conocimiento desde una página web 1. En "Leer una página web", pega la dirección de una página pública, por ejemplo tu página de preguntas frecuentes. 2. Da clic en "Previsualizar". El sistema lee la página y la divide en secciones. 3. Marca solo las secciones que te sirven. Abajo ves cuántos caracteres elegiste. 4. Da clic en "Guardar como conocimiento". > **Nota:** Solo se leen páginas públicas (que empiezan con http:// o https://). Páginas que piden usuario y contraseña, o direcciones de tu red interna, no se pueden leer. ### Probar una pregunta En "Probar una pregunta del negocio" escribe una pregunta como la haría un cliente (mínimo dos caracteres) y da clic en "Buscar". Ves qué secciones del conocimiento encontraría el agente. No gasta consultas al modelo. Si no encuentra nada, esa pregunta es buena candidata para agregar al conocimiento. ### Borrar un documento Da clic en el ícono de borrar junto al documento y confirma. Su contenido deja de usarse. No se puede deshacer: si lo necesitas otra vez, vuelve a subirlo. Si cambias varios documentos, usa "Recargar conocimiento" para que el agente los lea de nuevo. ### Aprendizaje Cuando un cliente pregunta algo que no está en el conocimiento, o cuando el agente pasa una conversación a una persona, aparece una sugerencia en la pestaña Aprendizaje. El número junto a la pestaña dice cuántas hay pendientes. 1. Lee la pregunta del cliente. 2. Si vale la pena, escribe la respuesta correcta en el campo de abajo. 3. Da clic en "Aprobar". La respuesta se agrega al conocimiento. 4. Si no sirve (por ejemplo, era una broma), descártala con el botón de descartar. > **Importante:** Nada se agrega solo al conocimiento. Cada sugerencia espera a que una persona escriba la respuesta y la apruebe. Así el agente nunca aprende algo incorrecto por su cuenta. ### Herramientas La pestaña Herramientas lista las acciones que el agente puede hacer en tu cuenta: buscar productos, manejar el carrito, calcular totales, validar la zona de envío, emitir cotizaciones, convertirlas en pedido, generar el link de pago, consultar el estado de un pedido, recordar y consultar clientes, pedir factura y pasar la conversación a una persona. Cada una dice "Lee" (solo consulta) o "Escribe" (cambia algo). Da clic en una para ver su detalle. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/configurar-el-agente, https://vondi.tupla.dev/ayuda/chat-de-prueba ## Probar el agente en Chat con el agente URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/chat-de-prueba _Habla con tu agente como si fueras un cliente, por texto o nota de voz, y mira el carrito, la cotización y el link de pago que va armando._ Chat con el agente es un WhatsApp de práctica. Hablas con el mismo agente que atiende a tus clientes, con el mismo catálogo y la misma configuración, pero en una conversación que solo tú ves. ### Cómo usarlo 1. Ve a Chat con el agente. 2. Escribe como si fueras un cliente, por ejemplo "¿Hacen envíos a Monterrey?" o "Quiero 3 cajas de galletas". También puedes tocar una de las ideas que aparecen al inicio. 3. Presiona Enter para enviar. Shift + Enter agrega un renglón sin enviar. 4. Mientras el agente trabaja, ves "El agente está escribiendo…". 5. A un lado ves lo que va armando: "Pedidos abiertos" (el carrito), la "Cotización emitida" y el "Enlace de pago" cuando lo genera. ### Mandar una nota de voz 1. Da clic en el botón del micrófono ("Grabar una nota de voz"). 2. La primera vez, el navegador te pide permiso para usar el micrófono. Acéptalo. 3. Habla y vuelve a dar clic para detener. 4. El audio se convierte en texto y se manda al agente como tu mensaje. > **Nota:** Si ves "No pude usar el micrófono", revisa los permisos del sitio en tu navegador (el candado junto a la dirección). Si ves "No se entendió el audio", habla más cerca del micrófono o escribe tu mensaje. ### Empezar de cero El botón para reiniciar la conversación borra el historial, el carrito y la cotización de esa prueba. Te pide confirmar. No toca ninguna conversación real ni nada guardado en Conversaciones, Cotizaciones o Pedidos de clientes reales. > **Importante:** Las cotizaciones y pedidos que el agente crea en una prueba son reales dentro del panel: aparecen en Cotizaciones y Pedidos. Si pagas en modo de pruebas no se mueve dinero, pero si tu empresa ya está en producción, un pago sí sería real. Cancela lo que hayas creado solo para probar. **Dice "El agente no está disponible". ¿Qué hago?** El servicio del agente no respondió a la revisión de salud. Espera un minuto y recarga la página. Si sigue igual, escribe a hola@tupla.dev. **Dice "Un asesor humano tomó la conversación" y el agente ya no contesta.** Tu mensaje hizo que el agente escalara (por ejemplo, pediste hablar con una persona). Así funciona también con clientes reales. Reinicia la conversación para seguir probando. **El agente contesta algo distinto a lo que quiero.** Revisa tres cosas: el catálogo (precio, estado Activo, existencia), el conocimiento (que la respuesta esté escrita) y la configuración (reglas adicionales y tono). Corrige y vuelve a preguntar. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/el-agente-automatico, https://vondi.tupla.dev/ayuda/configurar-el-agente ## Preguntas frecuentes: el agente URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-agente _Problemas comunes con las respuestas del agente y cómo resolverlos._ **El agente no contesta en WhatsApp. ¿Por qué?** Revisa en este orden: 1) En Canales, que el número esté "Conectado". 2) En Conversaciones, que esa conversación no la tenga tomada una persona. 3) En Consola del agente → General, que "Respuesta automática activa" esté encendido. 4) Arriba de Consola del agente, que el estado del agente esté bien. Si todo está bien, escribe a hola@tupla.dev. **El agente dice que no tiene un producto que sí tengo.** Revisa que el producto y la variante estén en estado Activo y que la existencia no sea 0. Si el cliente usa otro nombre (por ejemplo "cubeta" en lugar de "pintura 19 L"), agrégalo como sinónimo del producto. **El agente dio un precio viejo.** El agente siempre usa el precio del catálogo al momento de cotizar. Pero una cotización ya emitida conserva su precio. Si el cliente vio una cotización anterior, crea una nueva. **El agente contestó mal una pregunta del negocio.** Agrega la respuesta correcta al conocimiento, o apruébala en Aprendizaje si aparece como sugerencia. Después prueba la pregunta en "Probar una pregunta del negocio". **Quiero que el agente no hable de cierto tema.** Escríbelo en "Temas que no toca" (Consola del agente → General → Reglas del negocio) y guarda. **Quiero pausar el agente unas horas.** Apaga "Respuesta automática activa" en Canal y WhatsApp. Los mensajes se siguen guardando y tu equipo los atiende desde Conversaciones. Vuelve a encenderlo cuando quieras. **¿Cuánto me cuesta el agente?** Cada respuesta consume tokens del modelo. Revisa el consumo del mes en curso en Admin → Empresa → "Uso y costo del agente". Los modelos más baratos cuestan menos, pero pueden contestar con menos precisión. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/configurar-el-agente, https://vondi.tupla.dev/ayuda/conocimiento-del-agente, https://vondi.tupla.dev/ayuda/uso-y-costos --- # Notificaciones ## Recordatorios de cotización sin pagar URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/recordatorios-de-cotizacion _El sistema le recuerda solo al cliente que le falta pagar una cotización, cada tantas horas y hasta un máximo de veces, sin que tengas que escribirle tú._ Cuando emites una cotización y el cliente no la paga, alguien tendría que estar recordándole. Esa parte la puede hacer el sistema solo: manda recordatorios automáticos por WhatsApp o por correo, sin que tú ni nadie de tu equipo tenga que escribir nada a mano. Lo configuras en Admin → Empresa, dentro del bloque "Recordatorios de pago". ### Cómo activarlo y ajustarlo 1. Entra a Admin → Empresa. 2. Busca el bloque "Recordatorios de pago". 3. Marca la casilla "Recordar al cliente una cotización sin pagar" para activarlo (o desmárcala para apagarlo por completo). 4. En el campo "Cada", escribe cuántas horas mínimo deben pasar entre un recordatorio y el siguiente. Acepta de 1 a 720 horas (720 horas son 30 días). 5. En el campo "Máximo por cotización", escribe cuántos recordatorios como máximo se le pueden mandar a una misma cotización sin pagar. Acepta de 0 a 10. 6. Guarda los cambios. > **Nota:** Poner "0" en "Máximo por cotización" apaga los recordatorios desde ese momento en adelante, sin necesidad de desmarcar la casilla principal: es una forma más fina de apagarlos si, por ejemplo, quieres dejar de recordar cotizaciones nuevas pero no te importa que las que ya estaban en curso terminen su tanda. ### Qué respeta el sistema antes de mandar cada recordatorio - La "baja" del cliente (lo que en inglés se conoce como opt-out): si un cliente ya pidió dejar de recibir mensajes, nunca se le manda un recordatorio, aunque tenga cotizaciones sin pagar. - El horario: los recordatorios solo salen entre las 9:00 y las 19:00, hora local del negocio. Nunca se manda uno de madrugada o entrada la noche. - La ventana de 24 horas de WhatsApp (si el canal es WhatsApp): si ya pasaron más de 24 horas desde el último mensaje del cliente, el recordatorio necesita salir como plantilla aprobada por Meta — ver el artículo de plantillas de WhatsApp. El recordatorio se manda por el mismo canal que el cliente ya usa contigo: si tiene teléfono registrado, por WhatsApp; si no tiene teléfono pero sí correo, por correo. Si no hay ni teléfono ni correo registrado, ese cliente simplemente no recibe recordatorio, porque no hay ningún canal por el que mandárselo. ### Casos que vale la pena conocer > **Una cotización vencida deja de recordarse:** Cada cotización tiene una fecha de vencimiento (la vigencia que configuraste en Admin → Empresa, en "Vigencia de cotización"). En cuanto vence, el sistema la marca como vencida automáticamente y su link público deja de funcionar — y, como ya no es una cotización vigente, deja de recibir recordatorios. Si quieres que el cliente siga pudiendo pagar, tendrías que emitirle una cotización nueva. > **Si el cliente ya empezó a pagar:** Si la cotización ya se convirtió en un pedido totalmente pagado, entregado, cancelado o reembolsado, los recordatorios se detienen: ya no tiene sentido seguir insistiendo. Pero si el cliente ya inició el pago y se quedó a medias (por ejemplo, abrió el checkout pero no terminó), los recordatorios siguen — es justo el caso en el que más ayuda empujarlo a que termine. El sistema revisa las cotizaciones pendientes cada pocos minutos, así que un recordatorio no sale exactamente en el segundo en que se cumplen las horas configuradas, sino en la siguiente revisión después de eso — la diferencia es de minutos, no de horas. ## Plantillas de WhatsApp y políticas de Meta URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/plantillas-de-whatsapp _Fuera de la ventana de 24 h solo se puede mandar una plantilla aprobada por Meta. Cómo registrarlas en Vondi, con versiones, validación de políticas y sugerencias._ WhatsApp (a través de Meta) solo permite mandar texto libre dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente: la "ventana de servicio". Pasado ese plazo, si el negocio le escribe primero, el mensaje tiene que salir como una "plantilla": un formato que Meta revisó y aprobó de antemano en tu WhatsApp Manager. > **Qué pasa si no hay una plantilla activa:** Si un aviso tiene que salir fuera de la ventana de 24 horas y no hay plantilla activa para ese tipo de aviso, el sistema no lo manda: cancela ese envío y deja el motivo en la cola de Admin → Notificaciones, en vez de arriesgar tu cuenta de WhatsApp con texto libre fuera de ventana. ### Qué avisos necesitan plantilla | Aviso | ¿Necesita plantilla fuera de ventana? | | --- | --- | | Link de cotización | Sí | | Cotización actualizada | Sí | | Recordatorio de cotización sin pagar | Sí | | Pedido pendiente de pago | Sí | | Pedido recibido, confirmaciones de pago y similares | No: siempre responden a algo que el cliente acaba de hacer | ### Registrar una plantilla En Admin → Notificaciones, la sección "Plantillas aprobadas de WhatsApp" lista cada tipo de aviso. Cada uno tiene versiones y solo una activa a la vez. 1. Primero crea y aprueba la plantilla en tu WhatsApp Manager de Meta. 2. En Vondi, en el aviso que corresponda, agrega una versión nueva. 3. "Nombre en Meta": el nombre exacto con el que se aprobó (minúsculas sin acentos, números y guion bajo; por ejemplo recordatorio_cotizacion). 4. "Idioma": el mismo con el que se aprobó (es_MX, es, es_ES, es_AR, en_US o en). Si no coincide, el envío falla. 5. "Texto aprobado" (opcional): copia el cuerpo tal como lo aprobó Meta. Sirve de referencia y para validarlo. 6. "Nota interna" (opcional): por ejemplo, cuándo la aprobó Meta. 7. Marca "Confirmo que Meta ya aprobó esta plantilla…" para guardarla y activarla en un paso, o guárdala como borrador y actívala después. | Estado de la versión | Qué significa | | --- | --- | | Borrador | Guardada pero no se usa. Se puede eliminar. | | Activa | La que se manda fuera de ventana para ese aviso. | | Anterior | Una versión que estuvo activa. Puedes reactivarla si la nueva no funciona. | ### Reglas del texto y validación de políticas - Vondi manda el mensaje ya armado (por ejemplo "Hola Juan, tu cotización por $450 está lista…") como un único parámetro, así que el texto debe usar solo la variable {{1}}. - Meta no permite que el texto empiece ni termine con una variable: pon texto antes y después de {{1}}. - Máximo 1,024 caracteres en el texto y 512 en el nombre. - Además, Vondi revisa el texto contra las políticas de WhatsApp para plantillas y te muestra sugerencias para corregir lo que Meta podría rechazar, antes de mandarlo a aprobar. Las sugerencias son una ayuda: la decisión final siempre es de Meta. > **Nota:** Si Meta te rechazó una plantilla, pega el texto en Vondi para ver las sugerencias, corrígelo en tu WhatsApp Manager y vuelve a enviarlo a revisión. Solo registra la versión en Vondi cuando ya esté aprobada. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/recordatorios-de-cotizacion, https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-notificaciones, https://vondi.tupla.dev/ayuda/conectar-whatsapp ## Preguntas frecuentes: notificaciones URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-notificaciones _Recordatorios que no salen, plantillas de WhatsApp y la cola de notificaciones._ Admin → Notificaciones muestra la cola de envíos de tu empresa: cada correo o mensaje que el sistema programó o mandó, con su canal, plantilla, estado (programada, enviada, entregada, fallida), intentos y motivo. Da clic en una fila para ver su detalle. **Un recordatorio no le llegó al cliente.** Búscalo en la cola de Admin → Notificaciones y revisa su estado y motivo. Causas comunes: el cliente pidió la baja, era fuera del horario de 9:00 a 19:00, faltaba una plantilla de WhatsApp aprobada, la cotización ya venció o ya se pagó. **¿Necesito plantillas si conecté WhatsApp por Evolution?** Las plantillas son una regla de la API oficial de Meta. Si tu canal es de Meta, registra al menos la plantilla del recordatorio de cotización. **¿Puedo cambiar el texto de los recordatorios?** El texto lo arma el sistema con los datos de la cotización. En números de Meta, fuera de la ventana de 24 horas, se manda dentro de la plantilla que tú aprobaste en Meta. **No veo el botón "Exportar CSV" en Notificaciones.** Exportar el historial requiere el permiso de exportar notificaciones, que de entrada solo tienen Propietario y Administrador. Ver "Exportar clientes y notificaciones". **¿Cómo apago los recordatorios?** En Admin → Empresa, desmarca "Recordar al cliente una cotización sin pagar", o pon 0 en "Máximo por cotización". Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/recordatorios-de-cotizacion, https://vondi.tupla.dev/ayuda/plantillas-de-whatsapp, https://vondi.tupla.dev/ayuda/exportar-clientes-y-notificaciones, https://vondi.tupla.dev/ayuda/correos-de-vondi --- # Empresa y seguridad ## Marca: logo y colores URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/marca _Tu logo y tus colores: lo que ve tu cliente en el link público de cotización, el checkout y el seguimiento de pedido, sin que tenga que iniciar sesión._ En Admin → Marca subes tu logo y defines tus colores. Esto no es solo decoración interna: es lo que ve tu cliente cuando abre el link de una cotización, cuando llega al checkout para pagar, o cuando revisa el seguimiento de su pedido — pantallas públicas a las que el cliente entra sin necesitar una cuenta ni una contraseña. ### Subir el logo 1. Ve a Admin → Marca. 2. En el bloque "Logo", arrastra tu archivo al recuadro punteado, o da clic en "Elegir archivo". 3. El sistema revisa el archivo al instante y te muestra una vista previa sobre fondo claro y sobre fondo oscuro. 4. Si todo está en orden, da clic en "Subir logo". - Formatos permitidos: PNG, JPG, WebP o SVG. - Peso máximo: 2 MB. - Medidas: entre 128×128 y 4096×4096 píxeles. - Proporción: entre 1:3 y 3:1 (nada extremadamente alargado ni vertical ni horizontal). - Los GIF no están permitidos, porque suelen ser animados. > **Por qué se puede rechazar tu archivo:** Si tu imagen mide menos de 128×128 px, el sistema te va a decir exactamente cuánto medía y cuál es el mínimo. Lo mismo si pesa más de 2 MB, o si la proporción es demasiado alargada (por ejemplo, una imagen panorámica muy angosta): el mensaje de error te dice el motivo puntual, no solo "archivo inválido", para que sepas qué corregir antes de volver a intentar. Si ya tienes un logo subido y quieres quitarlo, usa el botón "Quitar logo": el sistema te pide confirmar, porque las cotizaciones y el portal van a dejar de mostrarlo de inmediato. Puedes subir otro cuando quieras — quitarlo no borra nada más de tu cuenta. ### Colores Defines tres colores: "Color primario" (para botones y los acentos principales), "Color secundario" (para texto de apoyo y fondos suaves) y "Color de acento" (para enlaces y detalles). Cada uno se escribe como color hexadecimal — el formato #RRGGBB o #RGB que usan casi todos los editores de imagen y sitios web, por ejemplo #DB0025 para un rojo. Puedes escribirlo a mano o usar el selector de color junto al campo. Debajo de los tres campos hay una franja de vista previa con los tres colores lado a lado, para que veas cómo se ven juntos antes de guardar. Da clic en "Guardar colores" para aplicarlos; "Descartar cambios" regresa todo a los últimos colores guardados si cambias de opinión antes de guardar. > **Nota:** Si escribes un valor que no es un color hexadecimal válido, el campo te lo marca de inmediato con un mensaje de error, y el botón de guardar no se habilita hasta que lo corrijas. ## Invitar usuarios a tu empresa URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/invitar-usuarios _Correo, nombre y rol — la persona recibe un correo con un link de invitación, lo abre, crea su propia contraseña y ya puede entrar._ Un "usuario" es cualquier persona con su propia cuenta para entrar al portal — tú, alguien que te ayuda a vender, quien lleva las cuentas, etc. Invitar a alguien no le da acceso a todo por igual: cada persona tiene un "rol", que es el conjunto de cosas que puede ver y hacer dentro del sistema. ### Cómo invitar 1. Ve a Admin → Usuarios. 2. Da clic en "Invitar usuario". 3. Escribe el nombre completo de la persona. 4. Escribe su correo. 5. Elige su rol entre las opciones disponibles al invitar (más abajo se explica cada una). 6. Se manda un correo con un link de invitación a esa dirección. 7. La persona abre el link, crea su propia contraseña, y ya puede entrar con su correo y esa contraseña. > **El link de invitación caduca en 48 horas:** Si la persona no acepta la invitación dentro de las 48 horas siguientes, el link deja de funcionar. Mientras la invitación siga pendiente, la ves en la tabla de Admin → Usuarios marcada como "Invitado", y puedes revocarla desde ahí (menú de acciones → "Revocar invitación") si te equivocaste de correo o ya no quieres darle acceso a esa persona. ### Qué roles puedes asignar al invitar Al invitar a alguien, solo puedes elegir entre roles operativos: Vendedor, Finanzas, Catálogo, Soporte o Lectura. Los roles de Administrador y Propietario no aparecen en el formulario de invitación a propósito — se otorgan después, cambiando el rol de esa persona ya dentro de la tabla de Admin → Usuarios, una vez que ya aceptó la invitación y tiene su cuenta activa. | Rol | Qué puede hacer | | --- | --- | | Propietario | Todo: catálogo, clientes, cotizaciones, pedidos, pagos (incluye reembolsos), facturación, conversaciones, canales de WhatsApp, agente, notificaciones, exportar clientes y notificaciones, bitácora, usuarios, API keys y los datos de la empresa (Empresa, Marca, Envío y plantillas de WhatsApp). | | Administrador | Lo mismo que Propietario, menos reembolsar o exportar pagos y menos las secciones Empresa, Marca, Envío y plantillas de WhatsApp. No puede otorgar el rol de Propietario a nadie. | | Vendedor | Ve el catálogo y los pedidos, da de alta y edita clientes, crea, emite y comparte cotizaciones, cancela los pedidos que creó y contesta el chat de WhatsApp. No aprueba cotizaciones, no cobra y no ve pagos. | | Finanzas | Solo lectura de catálogo, clientes, cotizaciones y pedidos; además ve pagos, hace reembolsos, opera las solicitudes de factura y ve las cifras del Panorama. No timbra ni cancela CFDI por fuera de la fila, no exporta clientes ni notificaciones y no ve conversaciones. | | Catálogo | Solo puede ver y editar el catálogo (productos, precios, existencias). No ve clientes, cotizaciones ni pedidos. | | Soporte | Contesta el chat de WhatsApp, ve y corrige los datos de los clientes, y consulta catálogo, cotizaciones y pedidos. No cotiza ni toca pagos. | | Lectura | Solo puede ver catálogo, clientes, cotizaciones, pedidos y notificaciones — no puede cambiar nada. | > **Nota:** Solo un Propietario puede otorgar el rol de Propietario a otra persona, o quitárselo a quien ya lo tiene. Un Administrador puede cambiar el rol de cualquier otra persona (Vendedor, Finanzas, Catálogo, Soporte, Lectura, e incluso hacer a alguien Administrador), pero nunca puede fabricar otro Propietario. Además, el sistema nunca deja que la empresa se quede sin ningún Propietario activo: al último Propietario activo no se le puede quitar el rol ni desactivarlo hasta que haya otro. ### Después de invitar En la tabla de Admin → Usuarios ves a cada persona con su estado: "Activo" (ya entró y tiene acceso), "Invitado" (todavía no acepta la invitación) o "Deshabilitado" (le quitaste el acceso, pero su historial queda). Desde esa misma tabla puedes cambiar el rol de alguien en cualquier momento, o quitarlo del portal (menú de acciones → "Quitar del portal"). > **Nota:** En esa misma tabla hay una columna "Agente WhatsApp" con una casilla "Activo": marca a qué personas de tu equipo se les pueden asignar conversaciones de WhatsApp que se hayan escalado a una persona. No aplica a invitaciones pendientes ni a usuarios deshabilitados. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/roles-de-usuario ## Seguridad de la cuenta: contraseña y verificación en dos pasos (2FA) URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/seguridad-de-la-cuenta _Cambia tu contraseña, activa la verificación en dos pasos (2FA/MFA) con una app autenticadora, guarda tus códigos de recuperación y entiende los bloqueos por intentos fallidos._ Admin → Seguridad reúne todo lo relacionado con proteger tu propia cuenta: cambiar tu contraseña y activar la verificación en dos pasos. Tiene tres pestañas — "Contraseña", "Verificación en dos pasos" y "Actividad" (un historial de solo lectura de los cambios importantes de tu cuenta y de tu empresa). Este artículo cubre las primeras dos. ### Cambiar tu contraseña En la pestaña "Contraseña" escribes tu contraseña actual y la nueva dos veces (para confirmarla). La contraseña nueva tiene que cumplir estas reglas al mismo tiempo: - Al menos 12 caracteres. - Al menos una letra minúscula. - Al menos una letra mayúscula. - Al menos un dígito. - Al menos un símbolo (algo que no sea letra ni número, como # o !). El formulario te va marcando en tiempo real cuáles de esas reglas ya cumples mientras escribes, para que no tengas que adivinar por qué falla al guardar. > **Cambiar tu contraseña cierra tus otras sesiones:** En cuanto cambias tu contraseña, el sistema cierra la sesión en cualquier otro dispositivo donde hayas iniciado sesión antes. Tendrás que volver a entrar ahí con la contraseña nueva. Es justamente lo que quieres si, por ejemplo, cambiaste la contraseña porque sospechas que alguien más la sabía. ### Activar la verificación en dos pasos (MFA) La verificación en dos pasos — también llamada MFA (multi-factor authentication) o 2FA — agrega un segundo candado a tu cuenta: además de tu contraseña, necesitas un código de 6 dígitos que genera una app en tu teléfono y que cambia cada pocos segundos. Aunque alguien llegara a saber tu contraseña, no podría entrar sin ese código. La app que se usa es una "app autenticadora" (Google Authenticator, Authy, 1Password u otra parecida) y el método técnico se llama TOTP. 1. En la pestaña "Verificación en dos pasos", da clic en "Activar MFA". 2. El sistema te muestra un código QR. Ábrelo con tu app autenticadora ("Agregar cuenta" o el ícono de escanear) y apunta la cámara al código. Si tu app no puede escanear, hay un enlace para ingresar la clave a mano en su lugar. 3. El sistema también te muestra 10 códigos de recuperación de un solo uso — se muestran una sola vez, así que cópialos o descárgalos ahora. Sirven para entrar si alguna vez pierdes el teléfono con tu app autenticadora. 4. Marca la casilla "Ya guardé mis códigos de recuperación en un lugar seguro" (el botón de confirmar no se habilita hasta que la marques). 5. Escribe el código de 6 dígitos que en ese momento te muestra tu app y da clic en "Confirmar". > **Guarda los códigos de recuperación en un lugar seguro, no en este portal:** Cada código de recuperación sirve una sola vez. Sin ellos, si pierdes tu teléfono o desinstalas tu app autenticadora, te quedas sin forma de entrar a tu cuenta con el segundo factor activado. Descárgalos con el botón "Descargar .txt" y guárdalos donde guardes tus contraseñas — nunca dentro del propio portal, porque si perdieras el acceso al portal, tampoco podrías leerlos ahí. ### Regenerar códigos o desactivar MFA Si ya usaste varios códigos de recuperación o simplemente quieres un lote nuevo, usa "Regenerar códigos de recuperación": te va a pedir un código de tu app para confirmar, y en cuanto lo hagas, los códigos anteriores dejan de servir — solo van a funcionar los nuevos, así que guárdalos de inmediato. Para "Desactivar MFA" también necesitas confirmar con un código de tu app o con uno de recuperación. Después de desactivarlo, tu cuenta queda protegida solo con tu contraseña — puedes volver a activarlo cuando quieras repitiendo el proceso desde cero. ### Protecciones contra intentos repetidos - Contraseña: después de 10 intentos fallidos en 15 minutos para el mismo correo, ese correo queda bloqueado 15 minutos, sin importar desde qué dispositivo o red se intente. Si siguen los fallos, el bloqueo se duplica cada vez, hasta un máximo de 24 horas. - Código de verificación: después de 10 códigos incorrectos, la verificación en dos pasos de tu cuenta se bloquea 15 minutos. - Un código de 6 dígitos solo sirve una vez: si ya lo usaste para entrar, espera a que tu app muestre el siguiente. > **Nota:** Si te bloquea y no fuiste tú quien se equivocó, alguien podría estar intentando entrar con tu correo: cuando puedas entrar, cambia tu contraseña y activa la verificación en dos pasos si no la tenías. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/entrar-a-tu-cuenta, https://vondi.tupla.dev/ayuda/actividad-y-auditoria ## Correos que envía Vondi URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/correos-de-vondi _Invitación, recuperación de contraseña y avisos a tus clientes: quién los manda, qué dicen, cuánto duran sus links y cómo reconocer uno legítimo._ Todos los correos salen con la identidad de Vondi: el nombre Vondi arriba, el nombre de tu negocio en el cuerpo cuando el aviso es de tu parte, y al pie el motivo por el que llega, "Enviado por Vondi · Tupla" y un enlace a este centro de ayuda. El remitente es una dirección de vondi.tupla.dev que no recibe respuestas. | Correo | Quién lo recibe | Link y vigencia | | --- | --- | --- | | Invitación al equipo | La persona que invitaste. | "Activar mi cuenta". Vence en 48 horas y sirve una vez. | | Restablecer contraseña | Quien pidió recuperar su contraseña. | "Restablecer contraseña". Vence en 30 minutos y sirve una vez. | | Avisos de cotización, pedido y pago | Tu cliente, cuando no tiene WhatsApp registrado o el aviso sale por correo. | Ver cotización, Seguir mi pedido, Pagar mi pedido o Intentar de nuevo, con la fecha de vencimiento cuando se conoce. | | Un cliente pidió hablar con un asesor | Tu equipo. | "Abrir conversación" en el panel. | ### Las notas de seguridad de cada link - El botón lleva el link, y debajo aparece el mismo link como texto por si el botón no abre. - Una nota dice para qué correo es el link, para qué sirve y cuándo vence. - Los links personales recuerdan que cualquiera que los tenga puede ver (o pagar) y que no se compartan. - La invitación y la recuperación aclaran que, si no los esperabas, basta con ignorar el correo: nadie entra sin ese link y tu contraseña no cambia. > **Cómo reconocer un correo falso:** Vondi nunca te pide tu contraseña, tus códigos de verificación ni una API key por correo. Si un correo te los pide, o el link no lleva a vondi.tupla.dev (o al dominio de tu panel), no lo abras y reenvíalo a hola@tupla.dev. **El correo no llegó.** Revisa spam y promociones, y que el correo esté bien escrito. La recuperación de contraseña se puede pedir hasta 3 veces por hora. Si el aviso era para un cliente, búscalo en Admin → Notificaciones para ver su estado. **El link del correo dice que ya no es válido.** Venció o ya se usó. Pide uno nuevo: otra invitación, otra recuperación, o un link nuevo de cotización o de pago desde el panel. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/invitar-usuarios, https://vondi.tupla.dev/ayuda/entrar-a-tu-cuenta, https://vondi.tupla.dev/ayuda/links-publicos-vigencia-y-revocacion ## Datos y parámetros de la empresa URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/datos-de-la-empresa _IVA, envío fijo, descuento máximo, vigencias de cotización y de pago, y recordatorios automáticos: qué hace cada ajuste de Admin → Empresa._ Admin → Empresa tiene los datos de tu negocio y las reglas que se aplican a todas las ventas. Los cambios aplican a cotizaciones y pedidos nuevos; los que ya existen no cambian. ### Datos de la empresa (solo lectura) - Nombre: el nombre de tu negocio. - Identificador: un nombre corto y técnico de tu empresa (el "slug"). Te lo podemos pedir en soporte. - Estado, zona horaria y fecha de alta. ### Parámetros que puedes cambiar | Campo | Unidad | Qué hace | Ejemplo | | --- | --- | --- | --- | | IVA | % | Impuesto que se suma a cotizaciones y pedidos nuevos. | 16 | | Envío fijo | MXN | Lo que se cobra de envío cuando la dirección no cae en ninguna zona de envío. | 80.00 | | Descuento máximo del vendedor | % | Tope de descuento que un vendedor puede poner sin autorización. | 10 | | Vigencia de cotización | horas | Cuánto vale una cotización emitida y su link público. | 72 | | Vigencia del link de pago | minutos | Cuánto dura el link de pago antes de vencer. | 30 | | Vigencia de cobro rápido | horas | Cuánto dura el link de un cobro rápido. | 24 | ### Recordatorios de pago - Recordar al cliente una cotización sin pagar: actívalo para que el sistema le escriba al cliente si no ha pagado. - Cada (horas): tiempo mínimo entre un recordatorio y el siguiente. - Máximo por cotización: cuántos recordatorios como máximo. 0 los apaga. Al terminar, da clic en "Guardar cambios". Verás "Parámetros comerciales actualizados". En esta misma pantalla, más abajo, está "Uso y costo del agente". > **Nota:** Una vigencia de link de pago muy corta (por ejemplo 5 minutos) hace que los clientes que tardan en pagar tengan que pedir un link nuevo. Una muy larga deja existencias apartadas más tiempo. Entre 30 y 60 minutos funciona bien para la mayoría de los negocios. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/recordatorios-de-cotizacion, https://vondi.tupla.dev/ayuda/zonas-de-envio, https://vondi.tupla.dev/ayuda/uso-y-costos, https://vondi.tupla.dev/ayuda/iva-0-y-exentos ## Actividad: quién cambió qué URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/actividad-y-auditoria _La bitácora de auditoría registra automáticamente los cambios importantes de tu empresa. Cómo leerla y para qué sirve._ La bitácora de auditoría es un registro automático de las acciones importantes: cambios de rol, invitaciones, API keys creadas o revocadas, cambios de configuración, cobros y más. Nadie la puede editar. Sirve para resolver dudas como "¿quién cambió el precio del envío?" sin depender de la memoria de nadie. ### Dónde verla 1. Ve a Admin → Seguridad → pestaña Actividad. 2. Ves los últimos eventos con Fecha, Actor (quién lo hizo), Acción, Objetivo (sobre qué) y Detalle. 3. Da clic en un evento para ver todo su detalle. Si el actor dice "Sistema", la acción la hizo el propio sistema (por ejemplo, un vencimiento automático) o una integración, no una persona. En Inicio, "Actividad reciente" muestra los últimos eventos de esta misma bitácora. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/seguridad-de-la-cuenta, https://vondi.tupla.dev/ayuda/invitar-usuarios ## Preguntas frecuentes: empresa, usuarios y seguridad URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-empresa _Dudas comunes sobre marca, usuarios, contraseñas y verificación en dos pasos._ **La invitación no le llegó a mi compañero.** Que revise su carpeta de spam. Si ya pasaron 48 horas, el link venció: revoca la invitación en Admin → Usuarios y vuelve a invitarlo. Confirma que el correo esté bien escrito. **Alguien dejó de trabajar conmigo. ¿Cómo le quito el acceso?** En Admin → Usuarios, abre el menú de acciones de esa persona y elige "Quitar del portal". Pierde el acceso de inmediato y su historial se conserva. **¿Cómo paso la empresa a otro dueño?** Un Propietario puede cambiar el rol de otra persona a Propietario desde Admin → Usuarios. Después, el nuevo Propietario puede cambiar tu rol. La empresa nunca puede quedarse sin un Propietario activo. **Subí mi logo pero mis clientes no lo ven.** Recarga el link de cotización o de pago. Si sigue sin verse, revisa en Admin → Marca que el logo se haya subido (debe verse la vista previa) y no haya un error de tamaño o proporción. **¿Es obligatoria la verificación en dos pasos?** No, pero la recomendamos para todas las personas con acceso a pagos o administración. Protege tu cuenta aunque alguien sepa tu contraseña. **Cambié un parámetro y una cotización vieja no cambió.** Es lo esperado: los parámetros se aplican a cotizaciones y pedidos nuevos. Una cotización emitida conserva sus condiciones. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/invitar-usuarios, https://vondi.tupla.dev/ayuda/seguridad-de-la-cuenta, https://vondi.tupla.dev/ayuda/marca --- # API keys y MCP ## API keys de tu empresa URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/api-keys-de-empresa _Credenciales para que un sistema externo, un script o un agente de inteligencia artificial hable con tu cuenta sin usar tu usuario y contraseña._ Normalmente entras a Vondi con tu correo y tu contraseña. Eso crea una sesión: el sistema sabe que eres tú, con tu usuario y tu rol. Pero a veces quieres que un programa, un script, o un agente de inteligencia artificial (un programa que puede hacer acciones por su cuenta, como Claude) use tu cuenta sin que haya una persona escribiendo su correo y contraseña cada vez. Para eso existen las API keys. Una API key (también le puedes decir "llave de API" o "credencial de API") es un código secreto que funciona como una contraseña hecha específicamente para máquinas, no para personas. Cualquier sistema que tenga esa key puede hablar directamente con tu cuenta — sin abrir el panel, sin escribir tu contraseña — usando la API: la vía técnica por la que un programa externo le pide cosas a Vondi (API son las siglas de "interfaz de programación de aplicaciones", pero lo único que importa es que es la forma en que dos programas se comunican entre sí). Ejemplo: imagina que tienes una tienda de pinturas y usas un programa aparte para llevar tu inventario. Si le das una API key a ese programa, puede consultar tu catálogo de Vondi y mantenerlo actualizado él solo, sin que nadie tenga que copiar productos a mano todos los días. Cada API key se crea con permisos (en inglés se les llama scopes) que tú eliges al momento de crearla. Un permiso es la autorización para hacer una sola cosa concreta — por ejemplo, "ver el catálogo" es un permiso distinto de "crear pedidos", y ese es distinto de "hacer reembolsos". La key solo puede hacer exactamente lo que esos permisos autorizan. Cualquier otra acción que intente, el sistema la rechaza automáticamente, aunque la key en sí sea válida. - Catálogo: ver o modificar tus productos y precios. - Clientes: ver o modificar los datos de tus clientes. Descargar el padrón completo en CSV es un permiso aparte ("Exportar clientes", customers.export). - Cotizaciones: ver o crear cotizaciones. - Pedidos: ver, crear pedidos, o cancelar pedidos (los propios, o cualquiera). - Pagos: ver pagos, hacer reembolsos, o exportar reportes de pagos — son permisos distintos entre sí. - Conversaciones (chat): leer o responder los mensajes de WhatsApp que llegan al agente. - Notificaciones: ver el historial o disparar avisos. Descargar el historial en CSV es un permiso aparte ("Exportar notificaciones", notifications.export). - Integraciones: ver o configurar canales, webhooks y el agente. - Facturación: ver solicitudes y CFDI, operarlas, y administrar la facturación (timbrar o cancelar CFDI directamente requiere el permiso de administración de facturación). - Auditoría: ver la bitácora de cambios de la cuenta. - Administración: invitar usuarios, gestionar membresías, o crear y revocar otras API keys — estos son los permisos más delicados, porque le dan a la key control sobre la cuenta misma, no solo sobre el catálogo o las ventas. > **Nota:** Si no sabes qué permisos darle a algo, dale los mínimos que necesita para funcionar y nada más. Por ejemplo, si solo quieres que un sistema lea tu catálogo, no le des permiso de pagos ni de administración aunque "por si acaso" suene más práctico. Así, si esa key algún día se filtra, el daño posible ya queda limitado desde el principio. ### Lista completa de permisos (scopes) | Área | Permisos | | --- | --- | | Catálogo | catalog.read, catalog.write | | Clientes | customers.read, customers.write, customers.export | | Cotizaciones | quotes.read, quotes.write | | Pedidos | orders.read, orders.write, orders.cancel_own, orders.cancel_any | | Pagos | payments.read, payments.refund, payments.export | | Chat | chat.read, chat.write | | Notificaciones | notifications.read, notifications.write, notifications.export | | Integraciones | integrations.read, integrations.write | | Facturación | billing.read, billing.write, billing.admin | | Auditoría | audit.read | | Administración | tenant.admin, users.invite, users.manage, apikeys.manage | > **Las exportaciones masivas necesitan su permiso explícito:** Una key con customers.read puede consultar clientes uno por uno, pero no descargar el CSV completo: para eso necesita customers.export. Lo mismo con notifications.export para el historial de notificaciones. Cada descarga queda registrada en la bitácora de auditoría. Si tenías una integración que exportaba y empezó a recibir 403, crea una key nueva que incluya ese permiso. Al emitir una key no puedes darle permisos que tú mismo no tienes. ### Cómo crear una API key 1. Ve a Admin → API keys, dentro de la administración de tu empresa. 2. Haz clic en el botón "Nueva API key". 3. Se abre un panel llamado "Nueva API key" con tres campos que llenar. 4. En "Nombre" escribe algo que te ayude a identificarla después (por ejemplo "Integración con mi sistema de inventario" o "Bot de WhatsApp"). Tiene un límite de 100 caracteres. 5. En "Permisos" marca solamente las casillas de lo que esa key va a necesitar hacer, agrupadas por área (catálogo, clientes, pedidos, pagos, etc.). 6. En "Expira en (días)" decide su vigencia: déjalo vacío si quieres que nunca expire, o escribe un número de días (por ejemplo 90) si quieres que deje de funcionar sola después de ese tiempo. 7. Haz clic en "Crear API key". > **El secreto se muestra una sola vez:** Justo después de crearla aparece un aviso que dice "Copia esta key ahora: no se muestra de nuevo", con el secreto completo (empieza con npk_...) y un botón "Copiar". Ese es el único momento en toda la vida de la key en que vas a poder ver el secreto completo. Cópialo de inmediato y guárdalo en un lugar seguro — un gestor de contraseñas, no un chat de WhatsApp ni una nota sin protección. Cuando termines, haz clic en "Ya la guardé" para cerrar el aviso. > **Importante:** Si pierdes el secreto, no hay forma de recuperarlo: por seguridad, Vondi nunca guarda el secreto en texto legible, solo una huella cifrada que le sirve para comprobar que el secreto es correcto, pero no para reconstruirlo. Si lo perdiste, la única opción es revocar esa key (dejarla inválida para siempre) y crear una nueva desde cero. Después de creada, la key ya no aparece en la lista con su secreto completo — solo con su prefijo (la parte que empieza con npk_ seguida de unos caracteres, suficiente para reconocerla, pero inútil sin el resto del secreto que ya no se muestra). | Columna | Qué significa | | --- | --- | | Nombre | El nombre que le pusiste al crearla. | | Prefijo | La parte visible del secreto (npk_...); nunca el secreto completo. | | Permisos | Qué puede hacer esa key. | | Creada | Cuándo se generó. | | Expira | La fecha en que deja de funcionar, o "Sin vencimiento" si nunca expira. | | Último uso | La última vez que se usó para llamar a la API, o "Nunca" si no se ha usado. | Para revocar una key (dejarla inválida de inmediato, por ejemplo porque ya no la usas o crees que se filtró), entra a esa misma lista, busca la key y revócala desde ahí. Cualquier sistema que siga usando ese secreto empieza a recibir errores de inmediato — no hay periodo de gracia. > **Nota:** Ejemplo de un permiso mal calculado: si le das a una key solo permiso de leer el catálogo, y el programa que la usa intenta crear un pedido, el sistema rechaza esa acción con un error de permisos. No importa que la key sea válida — cada acción se revisa por separado contra los permisos que tiene. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/conectar-por-mcp ## Conectar por MCP (Claude u otro agente) URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/conectar-por-mcp _Un botón crea la API key recomendada y te da el comando de instalación con el secreto ya puesto, para que un agente de inteligencia artificial pueda operar tu cuenta._ Un agente de inteligencia artificial es un programa que, además de responder texto, puede hacer acciones concretas: consultar información, crear registros, ejecutar pasos — como si fuera una persona operando el sistema, pero automatizado. Claude (el asistente de Anthropic) es un ejemplo, pero hay otros compatibles con el mismo estándar. Para que un agente pueda usar tu cuenta de Vondi necesita dos cosas: una forma de "hablar" con tu sistema, y permiso para hacerlo. MCP (Model Context Protocol) resuelve la primera parte: es un lenguaje común que le permite a un agente usar tu catálogo, tus clientes, tus cotizaciones, tus pedidos y tus conversaciones de WhatsApp como herramientas — el agente "aprende" que existen esas herramientas y las usa cuando tú se lo pides en lenguaje normal. La API key del artículo anterior es la segunda parte: el permiso. Ejemplo: en vez de entrar tú mismo al panel a revisar cuántos pedidos llevas esta semana, le puedes pedir a Claude, ya conectado por MCP, "dime cuántos pedidos tengo pendientes de esta semana", y el agente consulta tu cuenta directamente y te contesta. ### Conectar en un solo paso (recomendado) 1. Ve a Admin → API keys, y busca la sección "Conectar por MCP". 2. Haz clic en el botón "Generar API key y conectar". 3. El sistema crea automáticamente una API key nueva llamada "MCP", con un conjunto de permisos ya pensado para este uso: leer el catálogo; leer y modificar clientes, cotizaciones y pedidos (incluyendo cancelar los pedidos que el propio agente creó); solo leer pagos; leer y responder conversaciones; y leer notificaciones. No incluye reembolsos, exportar pagos, ni nada de administración (invitar gente, gestionar otras API keys, etc.) — eso es intencional, para que un agente conectado así no pueda hacer nada delicado por error. 4. Aparece un aviso igual de importante que el de las keys normales: "Copia el secreto de aquí abajo: no se vuelve a mostrar". El secreto ya viene insertado en el comando que necesitas, así que no tienes que copiarlo aparte. 5. Elige la pestaña según qué agente vas a usar: "Claude Code" (una herramienta de línea de comandos), "Claude Desktop" (la aplicación de escritorio de Claude), u "Otro agente" (cualquier otro programa compatible con MCP). 6. Copia el comando o bloque que aparece — ya trae tu secreto insertado, no tienes que editarlo. 7. Pégalo donde corresponda: en Claude Code, en una terminal; en Claude Desktop, en su archivo de configuración; en otro agente, donde ese programa te pida sus variables de entorno. 8. Haz clic en "Ya la instalé" para cerrar el aviso. Un ejemplo de cómo se ve el comando para Claude Code, solo para que sepas qué esperar (el tuyo trae tu propio secreto, no este): ``` claude mcp add vondi --env COMMERCE_API_KEY=npk_tu_secreto_aqui -- npx @cgalaviz/parlo-mcp ``` No necesitas entender esa línea para usarla — solo copiarla y pegarla donde el asistente te lo pida. "vondi" es solo el alias con el que el asistente identifica la conexión: puedes ponerle el nombre que quieras (si tu panel te muestra otro alias, también funciona). El último texto del comando es el paquete técnico del servidor MCP publicado en npm; no lo cambies y no aparece en ningún lugar que vean tus clientes. > **Nota:** ¿Necesitas que tu agente también cree o edite productos, haga reembolsos, exporte pagos o administre usuarios? Esos permisos no vienen incluidos aquí a propósito. Crea la key a mano desde el artículo "API keys de tu empresa", eligiendo tú mismo los permisos exactos que quieras, y úsala igual en el mismo tipo de comando (cambiando el secreto por el de esa nueva key). > **Importante:** Si copias el comando pero se te olvida pegarlo antes de cerrar la ventana, no pasa nada grave: la API key "MCP" ya quedó creada y aparece en tu lista de API keys con su prefijo. Solo que ya no vas a poder ver el secreto completo de nuevo — en ese caso, revócala y repite el proceso desde el botón "Generar API key y conectar" para que te dé un secreto nuevo. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/api-keys-de-empresa, https://vondi.tupla.dev/ayuda/mcp-catalogo ## Editar tu catálogo con un asistente (MCP) URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/mcp-catalogo _Crear, editar y dar de baja productos, variantes y precios pidiéndoselo en lenguaje normal a Claude u otro asistente conectado por MCP._ Con una conexión por MCP puedes pedirle a un asistente cosas como "crea el producto Playera básica con tallas S, M y L a $199" o "sube 10% el precio de todas las pinturas". El asistente usa tu cuenta para hacerlo, como si fuera una persona del equipo. > **La key del botón "Generar API key y conectar" solo lee el catálogo:** Esa key rápida trae permiso para ver el catálogo, no para cambiarlo. Para crear, editar o archivar productos, crea una key a mano con el permiso de escribir catálogo (sigue los pasos de abajo). ### Preparar la conexión con permiso de catálogo 1. Ve a Admin → API keys y da clic en "Nueva API key". 2. Nombre: por ejemplo "Asistente - catálogo". 3. En Permisos, marca ver catálogo y modificar catálogo. Agrega otros solo si los necesitas. 4. Da clic en "Crear API key" y copia el secreto (empieza con npk_). Solo se muestra una vez. 5. Usa el mismo comando de instalación de "Conectar por MCP", cambiando el secreto por el de esta key nueva. ### Qué le puedes pedir | Acción | Ejemplo de lo que le pides | Qué hace | | --- | --- | --- | | Ver productos | "¿Qué pinturas tengo y a qué precio?" | Lista y busca por nombre, SKU o sinónimo. | | Crear un producto | "Crea Playera básica, SKU PLAY-BAS, con variantes S, M y L a 199.00" | Crea el producto con al menos una variante. Queda en borrador hasta que lo actives. | | Editar un producto | "Cambia la descripción de la Playera básica" | Cambia título, descripción, sinónimos, estado, etc. | | Agregar una variante | "Agrega la talla XL a 219.00" | Suma una variante al producto. | | Editar una variante | "Pon la existencia de la talla M en 25" | Cambia precio, existencia, claves SAT o estado de esa variante. | | Dar de baja | "Archiva la Playera básica" | Archiva el producto: deja de venderse, pero no se borra. | | Borrar una foto | "Quita la segunda foto de la talla S" | Elimina esa foto. | | Importar muchos | "Importa estas 200 filas" | Primero hace la vista previa (sin guardar) y luego, si confirmas, guarda. | > **"Eliminar" significa archivar:** Por seguridad, ningún producto se borra para siempre, ni desde el panel ni desde un asistente. Si le pides "elimina este producto", el asistente lo archiva. Así no se rompen cotizaciones ni pedidos viejos que lo incluyen. > **Nota:** Las mismas reglas del panel aplican: precios con dos decimales (149.00), SKU único, clave SAT de 8 dígitos, existencia con hasta 3 decimales. Si otra persona cambió el mismo producto al mismo tiempo, el asistente recibe un aviso de conflicto y tiene que volver a leerlo antes de guardar. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/conectar-por-mcp, https://vondi.tupla.dev/ayuda/api-keys-de-empresa, https://vondi.tupla.dev/ayuda/productos-y-variantes ## Rotar y revocar API keys URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/rotar-y-revocar-api-keys _Cuándo y cómo rotar (cambiar) o revocar (dar de baja) una API key, sin dejar al asistente sin acceso a mitad de un trabajo._ Una API key no es eterna. Como cualquier secreto, conviene rotarla cada cierto tiempo — el mismo motivo por el que cambias la contraseña de tu correo cada varios meses, o el de los tokens de un banco que caducan a los 5 minutos. La rotación es el momento de crear una key nueva, mover al agente/integración a usarla, y revocar la vieja. ### Cuándo rotar (no esperes a que algo se rompa) - Cada 90 o 180 días, como política. Aunque nada haya pasado. La rotación rutinaria reduce el tiempo de vida útil de cualquier secreto que se haya filtrado sin que lo sepas. - Cuando alguien del equipo que tenía acceso a la key se va de la empresa. La persona ya no debería usar la cuenta, pero la rotación garantiza que no queda nada suyo con permisos. - Si tu archivo `.mcp.json`, `claude_desktop_config.json`, o cualquier backup donde estuviera el secreto se sincronizó, respaldó o compartió (Drive, iCloud, dotfiles públicos en GitHub, etc.). Considerá la key expuesta y rotala. - Si un agente o integración te avisa que su secreto quedó visible en un log público (algunos clientes MCP registran argumentos de tools para debug — ese log podría haberse filtrado). ### Cómo rotar sin dejar al agente sin acceso El error típico es revocar la key vieja antes de que el agente/integración use la nueva: el agente empieza a recibir 401 y, hasta que tú le pases el secreto nuevo, no puede hacer nada. La forma correcta es al revés. 1. Crea la API key nueva en Admin → API keys → "Nueva API key", con los mismos scopes que la anterior (o los que necesites ajustar). Copia el secreto. 2. Actualiza el secreto en el cliente MCP: en Claude Code, "claude mcp remove vondi" y luego "claude mcp add vondi --env COMMERCE_API_KEY=nueva_key -- npx @cgalaviz/parlo-mcp"; en Claude Desktop, edita el archivo de configuración y reemplaza el valor; en otros clientes, actualizá la variable de entorno. 3. Verificá que el agente pueda llamar al menos una tool (por ejemplo, que liste productos del catálogo) — si responde bien con la nueva, seguí. 4. Revocá la key vieja desde la lista de API keys. Inmediatamente deja de funcionar. Si el agente seguía usándola por error, va a empezar a recibir 401 — y ya tienes la nueva andando, así que no se interrumpe nada. > **Nota:** Si asignaste "Expira en (días)" al crear la key, ese vencimiento hace el rol de la rotación automática: cuando vence, deja de funcionar. Pero eso NO es lo mismo que rotación — la rotación reemplaza el secreto, no espera a que deje de funcionar. Lo ideal es combinar ambas: vencimiento de 180 días + recordatorio interno de rotar cada 90 (el sistema te avisa por la columna "Último uso"). ### Rotar con un clic (botón "Rotar") En el menú de cada key activa está "Rotar": genera un secreto nuevo con el mismo nombre, permisos y vencimiento, y te deja elegir un periodo de gracia para la key vieja (por ejemplo 24 horas; 0 la revoca al instante). Mientras dura la gracia, la key vieja aparece como "En gracia" y sigue funcionando, para que tengas tiempo de cambiar el secreto en el asistente sin cortes. El secreto nuevo se muestra una sola vez. ### Cuándo revocar (sin reemplazo) - Sospecha fundada de que el secreto se filtró: revoca inmediatamente. No hay período de gracia. Después, investigá en Catálogo/Pedidos/Clientes por si hubo acciones que no reconocés. - Dejaste de usar esa integración y no la vas a volver a usar. Mantener keys vivas sin razón es superficie de ataque innecesaria. - Una auditoría o requisito de compliance te lo pide. Algunos marcos exigen rotación periódica con prueba de revocación de la anterior. En todos los casos, revocar es instantáneo desde Admin → API keys: seleccioná la key y revocá. No hace falta contactar a soporte ni esperar a que expire. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/api-keys-de-empresa, https://vondi.tupla.dev/ayuda/conectar-por-mcp ## Multi-tenant: keys globales y COMMERCE_TENANT_ID URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/multi-tenant-y-keys-globales _Cuando un mismo agente debe operar varias empresas, o cuando soporte de plataforma necesita entrar a cualquier cuenta, se usan API keys globales y la variable de entorno COMMERCE_TENANT_ID._ Las keys de tu empresa (las que crea Admin → API keys) están atadas a UNA sola empresa: solo pueden leer y operar la cuenta que las emitió. Para un agente que trabaja con tu tienda, eso es exactamente lo que quieres. Pero hay dos casos donde eso no alcanza. ### Caso 1: tu agente maneja varias empresas Si tú o tu equipo operan más de una tienda en Vondi y quieres que el mismo asistente (Claude Code en una sola máquina, por ejemplo) atienda a varias, la solución es crear una API key POR EMPRESA y, en el cliente MCP, levantar una instancia separada del servidor por cada una, cada una con su propia key. ``` # Claude Code: un servidor MCP por empresa claude mcp add vondi-tienda-a \ --env COMMERCE_API_KEY=npk_key_de_tienda_a \ -- npx @cgalaviz/parlo-mcp claude mcp add vondi-tienda-b \ --env COMMERCE_API_KEY=npk_key_de_tienda_b \ -- npx @cgalaviz/parlo-mcp ``` El nombre después de "add" (vondi-tienda-a, vondi-tienda-b) es solo un alias interno de Claude Code para que el agente sepa a cuál te referís cuando hay varios. Cada servidor sigue siendo el mismo paquete npm. ### Caso 2: tu agente necesita entrar a CUALQUIER empresa (soporte de plataforma) Esto ya no es una key por empresa. Es una key "global" que existe solo para super-admin de plataforma. La crea un humano desde Plataforma → API keys globales, no vos. Siempre lleva todos los scopes (no es configurable) y le sirve a un agente que hace soporte sobre cualquier cuenta. > **Importante:** Las keys globales no las crea un agente: las emite un humano desde el panel de Plataforma. Y una key global no puede emitir otras keys globales por sí sola — es un candado deliberado para que un agente con key global no se autoperpetúe. Si ves que tu agente necesita algo que solo una key global da, eslaboneá a una persona del equipo de Tupla. ### Acotar una key global a UNA empresa (COMMERCE_TENANT_ID) Una key global puede operar sobre cualquier empresa. Si quieres que solo opere sobre una (por ejemplo, soporte a tienda-a hoy, tienda-b mañana), exportá la variable de entorno COMMERCE_TENANT_ID con el id de la empresa concreta. El servidor MCP la manda como header X-Tenant-Id en cada request. ``` claude mcp add vondi-soporte \ --env COMMERCE_API_KEY=npk_global_xxxxxxxx \ --env COMMERCE_TENANT_ID=uuid_de_tienda_a \ -- npx @cgalaviz/parlo-mcp ``` Sin COMMERCE_TENANT_ID, la key global ve TODO (todos los tenants). Con ella, ve solo ese tenant. Si más adelante el agente necesita atender tienda-b, cambiás el valor de la env (o creás otro servidor MCP con la misma key global y otro tenant). La key global no cambia — solo cambia a qué empresa apunta cada proceso. > **Nota:** Al arrancar el MCP con una key global, el proceso avisa por stderr que está en modo global y que tiene las herramientas super_admin_* activas. Si no lo esperabas, esa línea es la señal de que la key que cargaste es más poderosa de lo que pensabas — revocala y usa una key de tenant normal. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/api-keys-de-empresa, https://vondi.tupla.dev/ayuda/conectar-por-mcp ## Preguntas frecuentes: API keys y MCP URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-api-mcp _Dudas comunes al crear llaves de integración y conectar asistentes._ **Perdí el secreto de una API key.** No se puede recuperar. Revoca esa key y crea una nueva. Actualiza el programa o asistente que la usaba. **El asistente dice que no tiene permiso para algo.** La key no incluye ese permiso. En Admin → API keys abre el menú de la key → "Editar" y agrega el permiso que falta (el secreto no cambia), o crea una key nueva solo para eso. **Una key dejó de funcionar de repente.** Revisa en Admin → API keys si venció (columna Expira) o si alguien la revocó. En ambos casos, crea una nueva. **¿Una key ve los datos de otras empresas?** No. Cada key solo funciona con la empresa en la que se creó. **Creo que alguien más tiene mi key.** Revócala de inmediato en Admin → API keys. Deja de funcionar al instante. Después revisa Catálogo, Pedidos y Clientes por si hay cambios que no reconoces. **Mi integración ya no puede exportar clientes o notificaciones (403).** Exportar en CSV requiere los permisos customers.export o notifications.export de forma explícita. Edita la key para agregarlo (solo si tú también lo tienes: Propietario o Administrador). **¿Quién puede crear API keys?** Las personas con permiso de administrar API keys; por defecto, Propietario y Administrador. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/api-keys-de-empresa, https://vondi.tupla.dev/ayuda/conectar-por-mcp --- # Reportes y uso ## Inicio: tu resumen de ventas URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/dashboard-y-resumen _La primera pantalla al entrar: cuánto cobraste, qué está por pagar, cotizaciones, conversaciones y la tendencia de ventas de los últimos 7 días._ Inicio junta los números más importantes de tu negocio en una sola pantalla. En pocos segundos sabes cómo vas sin entrar a varias secciones. Los números se actualizan solos. ### Panorama | Tarjeta | Qué muestra | | --- | --- | | Cobrado (neto) | Lo cobrado menos lo reembolsado. | | Por pagar | El dinero de pedidos que ya tienen link de pago y el cliente todavía no paga. | | Cotizaciones emitidas | Cuántas cotizaciones emitidas esperan respuesta del cliente. | | Productos activos | Productos a la venta en tu catálogo. | | Conversaciones abiertas | Conversaciones de WhatsApp en curso, con el agente o con una persona. | | Ventas cobradas hoy / del mes | El dinero de pedidos pagados o entregados, hoy y en el mes. | | Pedidos hoy | Cuántos pedidos se crearon hoy, y abajo cuántos van en el mes. | | Clientes totales | Cuántas fichas de cliente tienes, y cuántas nuevas hoy. | ### Debajo del panorama - Ventas cobradas · últimos 7 días: una barra por día con el total de pedidos pagados o entregados. Sirve para ver si vas subiendo o bajando. - Acciones rápidas: atajos a lo que más se usa, como probar el agente o crear una cotización. - Pedidos recientes: los últimos 5 pedidos. "Ver todos" abre Pedidos. - Conversaciones recientes: los últimos chats con actividad. "Ver bandeja" abre Conversaciones. - Actividad reciente: los últimos cambios registrados en tu empresa (quién hizo qué). Ejemplo: si tienes una taquería y entras un lunes en la mañana, con ver la gráfica sabes si el fin de semana vendiste más o menos, sin sumar nada a mano. > **Nota:** Si apenas empezaste, es normal ver ceros. Los números se llenan conforme recibes pedidos y conversaciones. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/uso-y-costos, https://vondi.tupla.dev/ayuda/recorrido-del-panel ## Uso y costos del agente URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/uso-y-costos _Cuánto está costando el agente de inteligencia artificial este mes, medido en tokens y en dólares, con el detalle por modelo._ El agente usa un modelo de inteligencia artificial. Cada vez que lee un mensaje y escribe una respuesta, ese trabajo tiene un costo, igual que una llamada telefónica cuesta aunque no lo veas en el momento. El costo se mide en tokens: pedazos de palabras en los que el modelo divide el texto. Un mensaje corto ("¿tienen pintura blanca?") usa pocos tokens. Una conversación de veinte mensajes, fotos o videos usa muchos más. Más tokens = más costo. El costo se muestra en dólares (USD), porque así cobran los proveedores de modelos de inteligencia artificial, aunque tu negocio venda en pesos. ### Dónde verlo 1. Ve a Admin → Empresa. 2. Busca la sección "Uso y costo del agente". 3. Arriba ves el costo estimado del mes en curso y el total de tokens (entrada + salida). 4. Abajo, la tabla "Consumo del agente por modelo" muestra, por cada modelo: turnos (respuestas), tokens de entrada, tokens de salida y costo. > **Nota:** El costo es una estimación del panel. El cobro real lo hace el proveedor del modelo (OpenRouter). Si guardaste tu propia OpenRouter key en la configuración del agente, ese cobro llega a tu cuenta de OpenRouter. **Un día el costo subió mucho. ¿Algo está fallando?** Normalmente no. Lo común es que hubo más conversaciones que de costumbre (por ejemplo, una promoción) o conversaciones muy largas, con muchas fotos o videos. Revisa las conversaciones de ese día. **¿Cómo bajo el costo?** En Consola del agente → General: elige un modelo más económico, baja "Máx. tokens por respuesta", baja "Máx. opciones por mensaje" y deja apagada la revisión de respuestas del equipo si no la necesitas. Prueba en Chat con el agente que las respuestas sigan siendo buenas. **¿Las conversaciones que atiende una persona cuestan?** Lo que escribe una persona no usa el modelo, salvo que actives "Revisar las respuestas del equipo antes de enviarlas": en ese caso, cada mensaje revisado cuesta una consulta pequeña. **No veo la sección de uso.** Está en Admin → Empresa y solo la ven personas con acceso a la administración de la empresa. Si no la ves, pide acceso al Propietario. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/dashboard-y-resumen, https://vondi.tupla.dev/ayuda/configurar-el-agente --- # Glosario ## Glosario de términos URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/glosario _Qué significa cada palabra técnica o de negocio que aparece en el panel: de API key a zona catch-all._ Los términos están en orden alfabético. Si una palabra del panel no aparece aquí, búscala con el buscador de la izquierda: casi todas se explican dentro de su guía. - **Agente:** El programa automático que contesta a tus clientes por WhatsApp usando tu catálogo real. No es una persona. - **API:** La vía por la que un programa le pide cosas a otro. Vondi tiene una API para que otros sistemas consulten o cambien tu información. - **API key:** Una contraseña hecha para programas, no para personas. Empieza con npk_ y solo puede hacer lo que sus permisos (scopes) le dejan. - **Archivar:** Dar de baja algo sin borrarlo. Un producto o cliente archivado deja de usarse, pero su historial se conserva y se puede restaurar. - **Bitácora de auditoría:** El registro automático de quién cambió qué y cuándo. Nadie la edita a mano. La ves en Admin → Seguridad → Actividad. - **Borrador (DRAFT):** Algo que todavía se está preparando. Un producto en borrador no se vende; una cotización en borrador todavía no tiene precios fijos. - **Canal:** Un número de WhatsApp conectado a tu negocio. Puede conectarse por Evolution (con QR) o por Meta (API oficial). - **Catch-all:** La zona de envío que aplica cuando la dirección del cliente no cae en ninguna otra zona. Solo puede haber una. - **CFDI:** Comprobante Fiscal Digital por Internet: el nombre oficial de la factura electrónica en México. - **Checkout:** La pantalla donde el cliente revisa su pedido y paga. Se abre con el link de pago. - **Clave SAT:** Códigos que el SAT pide en las facturas: clave de producto (8 dígitos) y clave de unidad (por ejemplo H87 = pieza). - **Cobro rápido:** Cobrar un monto libre con un concepto escrito a mano, sin catálogo ni cotización. - **Conocimiento:** Los documentos con información de tu negocio (horarios, políticas, preguntas frecuentes) que el agente consulta para contestar. - **Consentimiento:** El permiso que un cliente te da para contactarlo o usar sus datos. Se guarda en su ficha. - **Constancia de situación fiscal:** Un PDF que el SAT da a cada contribuyente con su RFC, nombre o razón social, código postal y régimen fiscal. Con subirla basta para pedir factura. - **Cotización:** Una propuesta de compra con productos, cantidades y total, todavía sin pagar. - **CSV:** Un archivo de texto con datos en columnas separadas por comas. Excel y Google Sheets lo pueden guardar. Sirve para importar el catálogo. - **Emitir:** Dejar una cotización lista para el cliente: sus precios quedan fijos y empieza a correr su vigencia. - **Escalar (handoff):** Cuando el agente pasa una conversación a una persona de tu equipo. Mientras una persona la atiende, el agente no contesta. - **Existencia (stock):** Cuántas unidades tienes para vender de una variante. Si la dejas vacía, esa variante no lleva control de inventario. - **Idempotencia:** Una protección para que repetir la misma acción (por ejemplo, dar dos clics en Cobrar) no genere dos cobros. - **IVA:** Impuesto al valor agregado. Se configura en Admin → Empresa y se suma a cotizaciones y pedidos nuevos. - **Libro de movimientos (ledger):** La lista, en orden, de cargos y reembolsos de un cobro, con el saldo después de cada uno. - **Link público:** Una dirección web que el cliente abre sin cuenta ni contraseña: la de una cotización, la de pago o la de seguimiento de pedido. - **MCP:** Model Context Protocol: un idioma común para que asistentes de inteligencia artificial, como Claude, usen tu cuenta como herramienta. - **Modelo (de IA):** El "cerebro" que redacta las respuestas del agente. Se elige en Consola del agente → General → Modelo. - **Modo de pruebas:** Estado en el que los pagos son simulados y no se mueve dinero real. Se reconoce por la etiqueta "Pruebas". - **Pedido:** La venta que resulta de aceptar una cotización o de un cobro rápido. Tiene su propio estado: por pagar, pagado, entregado, cancelado… - **Prefijo:** La parte visible de una API key (npk_…). Sirve para reconocerla, pero no para usarla. - **Razón social:** El nombre legal a nombre de quien se factura. Puede ser distinto del nombre con el que conoces al cliente. - **Reembolso:** Devolver al cliente todo o parte de lo que pagó. - **Régimen fiscal:** La clave de 3 números con la que el SAT clasifica a un contribuyente (por ejemplo 626 = Régimen Simplificado de Confianza). Viene en la constancia. - **RFC:** Registro Federal de Contribuyentes: 13 caracteres para personas físicas y 12 para empresas. - **Rol:** El conjunto de permisos de una persona en tu empresa: qué ve y qué puede cambiar. - **SAT:** Servicio de Administración Tributaria: la autoridad de impuestos de México. - **Scope (permiso):** La autorización para hacer una sola cosa concreta, por ejemplo "ver catálogo" o "reembolsar pagos". - **Sesión de pago:** Un intento de cobro con monto y moneda, ligado a un pedido. - **SKU:** Un código corto y único para identificar un producto o una variante, como el número de un código de barras. - **Tenant (empresa):** Cada negocio que usa Vondi. Tus datos están separados de los de cualquier otra empresa. - **Token:** En el agente, la unidad con la que se mide cuánto texto lee y escribe el modelo. Más tokens = más costo. - **Transcripción:** Convertir una nota de voz en texto. El agente transcribe los audios de WhatsApp antes de contestar. - **Uso de CFDI:** Un código que dice para qué se usará la factura, por ejemplo G03 (gastos en general). La constancia no lo trae: lo elige el cliente. - **Variante:** Una versión concreta de un producto (talla, color, tamaño) con su propio SKU, precio y existencia. - **Verificación en dos pasos (MFA):** Un segundo candado para tu cuenta: además de la contraseña, un código de 6 números de una app en tu celular. - **Vigencia:** Cuánto tiempo sirve algo antes de vencer: una cotización, un link de pago o un cobro rápido. - **Webhook:** El aviso automático que un sistema le manda a otro cuando pasa algo. Así llegan los mensajes de WhatsApp al panel. - **Zona de envío:** Un área (por código postal, ciudad o estado) con su propio precio de envío a domicilio. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/que-es-vondi, https://vondi.tupla.dev/ayuda/recorrido-del-panel --- # Plataforma (super-admin) ## Dar de alta una nueva empresa URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/dar-de-alta-una-empresa _Nombre, slug y el correo de su primer OWNER — el resto lo hace la propia empresa, sin que tú tengas que configurar nada más por ella._ > Solo para super-admin de la plataforma. Cada negocio que usa Vondi es lo que internamente se llama un tenant ("empresa", en el panel): un espacio separado con su propio catálogo, sus propios clientes, pedidos y equipo. Dar de alta una empresa es crear ese espacio por primera vez, para un negocio que todavía no tiene cuenta. ### Pasos 1. Ve a Plataforma → Empresas. 2. Haz clic en "Nueva empresa". 3. Llena "Nombre de la empresa" (el nombre del negocio, como se va a mostrar en el panel). 4. Llena "Slug": es un identificador corto que se usa en direcciones y configuraciones internas — solo acepta minúsculas, números y guion, sin espacios ni acentos (por ejemplo, para "Pinturas El Sol" podrías usar pinturas-el-sol). 5. Llena "Nombre del propietario" y "Correo del propietario": son los datos de la persona que va a ser el primer OWNER de esa empresa, es decir, quien va a tener el control total sobre ella desde el primer momento. 6. Haz clic en "Crear empresa". Se le manda una invitación por correo a ese OWNER; al aceptarla, entra a operar su propia empresa. > **Nota:** Fíjate bien en el correo del propietario antes de crear la empresa: es la puerta de entrada a toda la cuenta de ese negocio. Si te equivocas al escribirlo, la invitación le llega a la persona equivocada, o a nadie. Desde ahí, esa empresa ya se administra a sí misma: su OWNER puede invitar a su propio equipo, configurar su catálogo, sus WhatsApp, sus API keys, etc. Tú, como super-admin, solo vuelves a intervenir si necesita soporte — por ejemplo, si pierde acceso, o si necesitas revisar algo por ellos. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/administrar-una-empresa ## Administrar una empresa desde Plataforma URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/administrar-una-empresa _Cambiar su estado, ver su detalle, gestionar invitaciones y membresías, y sus API keys — todo lo que normalmente haría su propio OWNER, pero desde tu vista de super-admin._ > Solo para super-admin de la plataforma. Desde Plataforma → Empresas, al entrar a una empresa en particular, tienes control total sobre ella — más control, de hecho, que un ADMIN normal de esa misma empresa, porque tú no tienes las restricciones de jerarquía que sí aplican dentro de un equipo normal. - Cambiar su estado entre ACTIVE (activa, funcionando normal) y DISABLED (desactivada). - Ver el detalle completo de la empresa: su información, su equipo, su actividad. - Invitar gente con cualquier rol, incluido OWNER — un ADMIN normal de esa empresa no podría invitar a otro OWNER, pero tú sí. - Cambiar o quitar membresías: mover a alguien de rol, o sacarlo del equipo de esa empresa. - Emitir o revocar API keys en su nombre, igual que si fueras su OWNER (ver el artículo sobre API keys para lo que significa cada permiso). > **Importante:** Desactivar una empresa (DISABLED) le corta el acceso a todo su equipo de inmediato: nadie de ese negocio va a poder entrar al panel mientras esté en ese estado, sin excepción de rol. Úsalo solo cuando realmente lo necesites (por ejemplo, un problema de pago o una solicitud del propio negocio), y vuelve a poner la empresa en ACTIVE en cuanto se resuelva, para no dejarla bloqueada más tiempo del necesario. > **Nota:** Si necesitas ver el panel exactamente como lo vería el equipo de esa empresa — para reproducir un problema que te reportan, o para configurar algo por ellos paso a paso — no lo hagas cambiando membresías: usa impersonar, que está pensado justo para eso (ver el artículo siguiente). Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/dar-de-alta-una-empresa, https://vondi.tupla.dev/ayuda/impersonar-una-empresa ## Impersonar una empresa URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/impersonar-una-empresa _Entra y opera el panel exactamente como su dueño (con su mismo rol de OWNER), para dar soporte de primera mano, y todo lo que hagas queda registrado como impersonación._ > Solo para super-admin de la plataforma. Impersonar significa entrar al panel de una empresa viéndolo y operándolo exactamente como lo vería su OWNER — no una copia ni una vista de solo lectura, sino el panel real de esa empresa, con ese rol. Mientras impersonas, el sistema te trata como si fueras el OWNER de esa empresa, sin importar que tu cuenta real sea de super-admin. Es útil sobre todo en dos casos: cuando alguien te reporta un problema y necesitas reproducirlo exactamente como lo ve esa persona (por ejemplo, "no puedo agregar un producto al catálogo"), o cuando necesitas configurar algo por ellos porque no saben cómo, o porque piden que lo hagas tú directamente. > **Nota:** Todo lo que hagas mientras impersonas queda auditado como tuyo, marcado explícitamente como impersonación — nunca se ve como si lo hubiera hecho el dueño real. Tanto el momento en que entras como el momento en que sales quedan registrados en la bitácora de auditoría de la plataforma. Esto es intencional: si algo cambia mientras impersonas, cualquiera que revise el historial después puede ver que fuiste tú, y no confundirlo con una acción del negocio. Sales de la impersonación desde el mismo selector de empresa en la barra superior: mientras estás impersonando aparece un aviso con un botón que dice "Salir del modo empresa" — haz clic ahí para volver a tu vista normal de super-admin. > **Importante:** No dejes una sesión de impersonación abierta más tiempo del que necesitas. Mientras estés impersonando, cualquier acción que hagas en el panel se ejecuta de verdad sobre los datos reales de esa empresa (crear un pedido, cambiar un precio, borrar algo), no en un ambiente de prueba. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/administrar-una-empresa ## Uso y costos de toda la plataforma URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/uso-y-costos-de-plataforma _Consumo del agente de inteligencia artificial por empresa, y el detalle día por día y modelo por modelo de una empresa en particular._ > Solo para super-admin de la plataforma. Así como cada empresa puede ver su propio consumo del agente de IA (tokens y costo en dólares — ver el artículo "Uso y costos del agente" para lo que significa cada término), tú como super-admin puedes ver el consumo de todas las empresas juntas, y también entrar al detalle de una sola. 1. Ve a Plataforma → Uso y costos para ver el consumo agregado de todas las empresas en el rango de fechas que elijas. 2. Entra al detalle de una empresa en particular para ver su desglose día por día, y modelo de IA por modelo de IA (algunas empresas o conversaciones pueden usar modelos distintos, con costos distintos entre sí). 3. Dentro del detalle de una empresa, busca la pestaña "Costos" para ver ese desglose específico de esa empresa. > **Nota:** Esta vista es útil para detectar, por ejemplo, si una sola empresa está generando un consumo desproporcionado frente al resto — puede ser simplemente que tiene muchas más conversaciones, o puede valer la pena revisar si algo se está usando de forma inesperada. ## API keys globales URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/api-keys-globales _Sin tenant fijo, con todos los permisos — cada llamada decide sobre qué empresa opera._ > Solo para super-admin de la plataforma. Todas las API keys normales (ver el artículo "API keys de tu empresa") pertenecen a una sola empresa: solo pueden operar sobre los datos de esa empresa, nunca de otra. Una API key global es distinta: no pertenece a ninguna empresa en particular. Siempre lleva todos los permisos del sistema (no se le puede quitar ninguno; el sistema ni siquiera acepta un intento de crearla con permisos limitados), y quien la usa decide, en cada llamada por separado, sobre cuál empresa quiere actuar. Esa decisión se indica con un dato técnico llamado header X-Tenant-Id: literalmente, el identificador de la empresa sobre la que quiere operar esa llamada en particular. Sin ese dato, la key global solo alcanza rutas de plataforma (como esta misma sección de Plataforma), no los datos de ninguna empresa específica. > **Nota:** Si alguien usa una key global con un X-Tenant-Id mal escrito (que no tiene el formato correcto de identificador), o que corresponde a una empresa que no existe o está desactivada, el sistema rechaza la llamada con un error explicando cuál de las dos cosas pasó. No se "cae" silenciosamente sobre otra empresa por error. > **Trátala como la llave maestra que es:** Cualquiera con esta key puede operar CUALQUIER empresa de la plataforma. Solo la creas o revocas tú, con tu propia sesión — no se puede emitir otra key global usando una key global (para que una sola fuga no se auto-replique). Úsala solo para soporte de plataforma o automatización genuinamente cross-tenant (que necesita tocar varias empresas a la vez); para todo lo demás, una key de empresa normal, con permisos acotados a esa sola empresa. Se crea y revoca desde Plataforma → API keys globales. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/administrar-una-empresa, https://vondi.tupla.dev/ayuda/conectar-por-mcp ## Pestañas del detalle de una empresa y usuarios de la plataforma URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/detalle-de-empresa _Qué hay en Resumen, Usuarios, Costos, Agente y API keys de cada empresa, cómo renombrarla o suspenderla, y la lista de todos los usuarios de la plataforma._ > Solo para super-admin de la plataforma. En Plataforma → Empresas, da clic en una empresa para abrir su detalle. Arriba tienes las acciones "Renombrar empresa" y suspender; abajo, cinco pestañas. | Pestaña | Qué ves y qué puedes hacer | | --- | --- | | Resumen | Usuarios activos, productos, pedidos y datos generales de la empresa. | | Usuarios | El equipo de la empresa: invitar con cualquier rol, cambiar roles y quitar membresías. | | Costos | El consumo del agente de esa empresa, con detalle por día y por modelo. | | Agente | La misma configuración del agente que ve el dueño en Consola del agente → General. Puedes ajustarla por ellos. | | API keys | Las llaves de integración de esa empresa. El secreto solo se muestra al crearla. | > **Suspender corta el acceso a todos:** Al suspender una empresa, nadie de su equipo puede entrar. Confirma con "Suspender" solo cuando sea necesario y reactívala en cuanto se resuelva. ### Usuarios de la plataforma Plataforma → Usuarios lista todas las cuentas de la plataforma y las empresas a las que pertenece cada una. Usa el buscador por nombre o correo. Sirve, por ejemplo, para saber en qué empresas está una persona que pide soporte. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/administrar-una-empresa, https://vondi.tupla.dev/ayuda/impersonar-una-empresa, https://vondi.tupla.dev/ayuda/uso-y-costos-de-plataforma ## Preguntas frecuentes: super-admin URL: https://vondi.tupla.dev/ayuda/preguntas-plataforma _Dudas comunes al operar la plataforma completa._ > Solo para super-admin de la plataforma. **Un negocio dice que su bot no contesta. ¿Por dónde empiezo?** Abre su empresa → pestaña Agente y revisa que "Respuesta automática activa" esté encendido. Luego impersona la empresa y revisa en Canales que el número esté "Conectado" y en Conversaciones que el hilo no lo tenga tomado una persona. **¿Mis acciones como super-admin quedan registradas?** Sí. Lo que haces mientras impersonas queda registrado como tuyo y marcado como impersonación en la bitácora de auditoría. Actúa como si el dueño lo fuera a leer. **¿Puedo nombrar a alguien Propietario de una empresa?** Sí. Desde la pestaña Usuarios puedes invitar o cambiar a cualquier rol, incluido Propietario. Un Administrador de la empresa no puede hacerlo. **Una API key global se filtró.** Revócala de inmediato en Plataforma → API keys globales. Tiene acceso a todas las empresas, así que después revisa la actividad reciente de las empresas más importantes. Relacionado: https://vondi.tupla.dev/ayuda/administrar-una-empresa, https://vondi.tupla.dev/ayuda/api-keys-globales